¿Qué es un LMS? Guía completa con definiciones, ejemplos, paso a paso y los más utilizados, también los que son gratis

No te voy a engañar, el concepto de LMS es un poco desconocido, así que es normal que, de primeras, te suene entre muy poco y nada, pero claro, por eso estás leyendo esta guía.

En ella, que ya te adelanto que salió larga, te quiero mostrar:
Por supuesto, qué es y para qué sirve un LMS.
Cuántos tipos hay y para qué se usa cada uno de ellos.
Beneficios y desventajas, que también las tiene, como en todo.
Los precios y características que manejan.
Cuáles son los LMS más populares y cómo elegir el tuyo.
Y, también, un paso a paso para que tengas todo claro a la hora de crear algo con el LMS que elegiste.



Vamos a por ello:

¿Qué es un LMS?

Empecemos por el principio:

LMS no dejan de ser unas siglas en inglés que significa Learning Management System. Si hacemos la traducción directa, en castellano sería “Sistema de Gestión de Aprendizaje”, y creo que esto te puede dar la idea rápida de a qué nos estamos enfrentando.

Aunque más adelante profundizaremos, básicamente es un sistema que centra todos los recursos y la gestión de todo lo que necesitamos para montar un centro de aprendizaje, ya sea de cursos, de certificaciones, o de lo que necesites.

Son plataformas complejas, claro que sí

Simplemente para tener que hacer la gestión de permisos de usuario, mover el contenido de los cursos y sus avances, sus diplomas y certificaciones, etc, te podrás imaginar que un LMS es algo complicado.

Y, no te voy a engañar, en el fondo, lo es.

Lo es tanto en gestión como en la propia plataforma, lo bueno es que, la parte de gestión, muchas veces se puede superar con sentido común y, en cuanto a las plataformas, ahora muchas de ellas tienen automatizadas muchos procesos, haciéndolas muchísimo más sencillas que hace un tiempo.

Así que, tranquilo, que va a ser más fácil de lo que esperas. De verdad.

¿Cuántos tipos de LMS hay y cómo elegir según tus necesidades?

Dentro de las tipologías de los LMS, siempre me gusta dividirlos en 3, que es un número maravilloso y lo hace muy manejable todo, a ver qué parece:

¿Tus necesidades son corporativas o académicas?

Con esto mi pregunta es si el Sistema de Gestión de Aprendizaje que necesitas va a estar centrado en empresa o en cursos formativos de educación (una universidad, por ejemplo).

Este acercamiento es muy importante, porque la elección que hagas va a hacer que priorices una forma de hacerlo, u otra.

Mientras que en la parte académica lo más importante, además de aprender, es que los procesos de obtención de certificados y acreditaciones estén fenomenal, en la parte corporativa, como estás formando a la gente de tu propia empresa, lo ideal es que terminen el curso en tiempo y forma.

Generalizando, por supuesto, que casuísticas hay de todo tipo.

¿Necesitas un LMS comercial o mejor uno OpenSource?

Esta es de las más importantes, pero importantes de verdad.

Existen los LMS comerciales y los OpenSource, normalmente:

• Un LMS comercial es un producto fijo en el que pagas por licencia (por alumno o en general), y es un sistema cerradito que te permite hacer cosas.


• Un LSM OpenSource es de código libre y, por ello, te va a permitir tener muchísimas más funcionalidades y personalizaciones, pero, por el contrario, tienes que lidiar con ello.

Personalmente, en el 90% de los casos creo que la mejor opción son los OpenSource, porque te permiten tener el control de tus cursos, tanto en contenido como las personas que los hacen, y eso es una ventaja que, si puedes, no debes perder.

¿Necesitas un LMS para crear cursos o no?

Quizá te parezca una cosa rara, pero hay muchas veces que necesitamos un LMS y no vamos a crear cursos, en la definición que tenemos de “curso” todos en la cabeza.

¿Para qué los usamos, entonces?

Si estás en la parte académica, lo normal es que necesites crear cursos, pero no ocurre lo mismo cuando tienes un proyecto corporativo de formación interna, ahí la cosa puede cambiar.

Hay veces que se usa un LMS para mostrar contenido sin itinerarios e, incluso, sin certificaciones a las personas que lo hacen.

Para eso, no necesitas un sistema de cursos, y la gestión es infinitamente más sencilla.

No es lo más normal, pero que sepas que existe esa posibilidad.

¿Qué “cosas”, como elementos o funciones, tienen los LMS?

Partiendo de la base de que cada LMS es un mundo y tiene sus propias características, sí que hay cinco que se repiten y que son las básicas para poder llamar a una plataforma Learning Management System, vamos a por ello:

Creación de contenido educativo, ya sean cursos, certificaciones o lo que sea

Lo primero y fundamental es que un LMS debe tener una función para crear el contenido educativo, ya sea en formato texto, audio, vídeo o en directo (o la forma en la que se te ocurra).

Sin ello, esa plataforma no será un LMS, será otra cosa, mejor o peor, pero no un sistema de aprendizaje.

Lo normal es que, a día de hoy, casi todos los LMS profesionales tienen un editor en Drag&Drop sencillito, así que no te preocupes que es todo muy usable.

Gestión de usuario, también dentro de las características obligatorias

Otra de las cosas que se necesitan para gestionar bien una plataforma de cursos es poder gestionar, a su vez, a los usuarios.

Entre administradores, profesores, alumnos, y un montón de cosas intermedias, vas a tener un buen sarao, pero aún hay más.

Una vez un usuario entra a ver un curso, solo debes darle acceso a ese y no al total de los cursos (si no quieres), por ejemplo.

Es decir, hay un montón de variables en gestión de roles y de partes que se pueden ver (o no), y modificar (o no), y esa es la clave.

Por eso, los LMS deben tener, no solo la posibilidad de gestión de roles usuario, también, que lo hagan muy bien.

Evaluación, Certificación y Seguimiento

Otra cosa muy importante, y que tiene que ver con la gestión de usuario (un poco) es que un LMS debe tener un sistema de:

• Evaluación del curso, es decir, que podamos ver si el curso está “completado ok” o no.


• Certificación, es decir, que podamos expedir certificados, acreditaciones o diplomas de forma automática.


• Seguimiento, para comprobar el estado en el que está cada alumno en cada curso que esté matriculado.

Sin eso, tampoco podríamos estar hablando de una plataforma de aprendizaje.

Foros y otros tipos de contacto entre profesores y alumnos

Otra opción que tienen todos los LMS profesionales es tanto amada como odiada por alumnos y profesores, que es la posibilidad de tener otro tipo de contacto entre alumnos, profesores y la administración misma del curso.

Lo primero que te va a venir a la cabeza son los típicos foros de preguntas y respuestas, que ahí tanto los profesores como otros alumnos pueden compartir y resolver dudas, pero hay otras vías.

Otra muy común es la posibilidad de notificar, en la propia plataforma, por email, o incluso por SMS (sí, se sigue usando).

Es una herramienta muy buena, no solo para marcar hitos como la consecución de un certificado, también para empujar a que un alumno vaya avanzando en un curso.

Y, ya por último, integraciones varias

Por último, un LMS profesional siempre va a tener integraciones con otros elementos que te den más funcionalidades o que te mejoren la gestión.

Entre las más populares hay integraciones con Make (un servicio de automatizaciones tipo Zapier), Google Apps o incluso Notion, pero vaya, lo importante es ver con qué otras plataformas se integra el LMS que elijas, para ver si te son útiles o no.

¿Quiénes deberían usar un LMS en el mundo real?

La respuesta corta sería “cualquiera que quiera hacer una formación en digital o para muchas personas”, pero claro, sería muy poco específico, ¿verdad?

Los cinco casos más comunes son:

• Grandes empresas, y es normal, porque suelen tener muchos empleados, y es una solución muy buena para hacer formación interna.


• PYMEs, en un menor porcentaje, pero que son, quizá, el gran punto de mejora para muchas organizaciones.


• Educación, por supuesto, ya que, tanto si es presencial como online, siempre es bueno tener la información organizada.


• Plataformas gubernamentales, que les ofrece unas posibilidades únicas para mejorar la formación y las competencias de sus funcionarios.


• ONG, que también las usan mucho en formaciones internas, ya que en cuanto a su funcionamiento dentro de la empresa, no se diferencian tanto de las grandes compañías.

Te cuento un caso de uso de LMS

Casos de uso hay muchos, pero he querido mostrarte uno que conozco bien, más que nada, porque es un caso de uso de nosotros mismos, Raiola Networks.

Sí, en Raiola tenemos una plataforma de formación con cursos gratuitos. Nosotros lo usamos para formar a nuestros clientes potenciales y superar las barreras de entrada del servicio, además de formar en verticales que creemos que son afines a nuestra empresa.

Es decir, lo usamos para mejorar la percepción de marca de Raiola y, además, porque nos encanta hacer esa formación.

Beneficios y desventajas que tienen los LMS

Como en todo, el uso de Gestores de Aprendizaje tiene muchos beneficios, pero también alguna desventaja.

A continuación, te quiero mostrar los 5 beneficios y 4 desventajas que considero más importantes:

Los beneficios más importantes de los Sistemas de Gestión de Aprendizaje

Aquí van los 5:

Vas a automatizar procesos y, con ello, reducir costes

El primer beneficio que te quiero mostrar es que, con un LMS, vas a automatizar todo el proceso de aprendizaje, ya sean cursos o certificaciones, que quieras dar y, con esta automatización, vas a ahorrar un montón de tiempo (y dinero).

Este tiempo, lo vas a poder dedicar a otras cosas que aporten más valor, como la parte de análisis de datos para tomar decisiones, por ejemplo.

La empresa y los profesores van a ahorrar tiempo también

No sólo la empresa va a ahorrar tiempo y dinero, también los profesores, porque una vez subido el contenido, la gestión de los alumnos va a ser más rápida y eficiente.

Es decir, gestionar un curso de 20 personas por email no es lo mismo que hacerlo en una plataforma dedicada con notificaciones, sabiendo cuál es el próximo paso, qué dejaste solucionado, y qué está pendiente.

Un gran avance, vaya.

Normalización de la información entre sedes y departamentos

Un gran problema que tienen las empresas grandes es dar la información que necesitan a sedes en distintas ciudades (o países), o a personal de distintos departamentos.

Implantando un LMS, es muchísimo más sencillo hacer llegar la información correcta a las personas indicadas y, lo mejor de todo, que esta sea homogénea y que se controle desde la central.

Vamos, que es un puntazo.

Puedes medir durante todo el proceso

Si implementas correctamente un LMS vas a poder tener datos absolutamente de todo.

Desde saber qué porcentaje de alumnos se queda en cada capítulo de una formación, hasta saber cuántos de los que terminan sacan el certificado del curso, o incluso cuánto tiempo lleva un alumno con un capítulo, específicamente.

Y, cuando tienes todos esos datos, es mucho más sencillo avanzar para hacer las cosas mejor.

Flexibilidad y personalización de toda la experiencia

Por si fuera poco, con un LMS profesional vas a poder personalizar un montón de cosas, desde la apariencia general de los cursos hasta la que van a recibir tus alumnos, y eso va a hacer que su experiencia mejore muchísimo.

Y sus 4 desventajas más importantes

Como te decía, los LMS también tienen desventajas, ahí van las cuatro que considero más importantes:

Tiene una curva de aprendizaje, por supuesto

No es posible instalar de cero un LMS sin que tengas ni idea de cómo funciona y ponerse a funcionar, así de sencillo.

Para hacer funcionar una formación (al igual que ocurre en formaciones presenciales), hace falta aprender, tanto la plataforma, como los procesos internos, y eso te va a llevar un tiempo, claro.

Necesitas conocimientos informáticos sólidos

Por otro lado, vas a necesitar conocimientos informáticos a buen nivel o, al menos, tener en plantilla a alguien que los tenga.

Normalmente, estas plataformas, incluso las comerciales privativas, tienen sus cositas y vas a necesitar una mano experta.

No solo es la parte técnica, también la formativa

Si conoces a la perfección lo que es un LMS, pero no tienes ni la más remota idea de cómo hacer una formación, tampoco va a funcionar bien, así de claro te lo digo.

Hay que empaparse muy bien de todos los procesos, tanto internos como externos, que implican hacer una formación en condiciones.

Dependes de la voluntad de los alumnos para terminar

Mientras que en las formaciones presenciales la figura del profesor está presente y puede espolear a la clase para terminar las formaciones, esto no ocurre tan bien en la parte digital.

Nos guste o no, no es lo mismo tener a una persona delante que una notificación en el email o en el móvil, que es mucho más fácil de ignorar.

Por ello, en cualquier formación digital dependes mucho más de la voluntad de los alumnos para terminar un curso, y el porcentaje de abandono es muchísimo mayor.

¿Cuánto cuesta un LMS?

Nos metemos en el terreno que nos gusta a todos, ¿verdad?

Aquí, la respuesta más corta acertada es un sonoro “depende”, te cuento más.

El primer depende es si el LMS que eliges es una solución comercial cerrada o un OpenSource.

En el caso del OpenSource normalmente son gratuitos, pero vas a necesitar un servidor y un dominio para hacerlos funcionar.

Pero tranquilo, es un coste muy asumible, en Raiola los planes de hosting empiezan en menos de 100€/año para un hosting compartido, y tienes VPS desde menos de 200€/año, así que realmente no es un coste excepcional.

A mayores de esto puedes gastar algo de dinero en automatizaciones y en algún plugin o extensión puntual que te permita hacer algo extra, pero va en tus necesidades y los costes suelen ser asequibles.

En el caso de los comerciales, la cosa cambia.

Tienes desde Google Classroom, que te va a cobrar como mucho unos $5 por alumnos y año, aunque es un sistema supercerrado y, para el entorno empresarial, no suele ser demasiado elegido, hasta otros más potentes como Docebo, que empiezan en unos 15.000 € al año, y puede subir hasta más de 100.000 €/año si la cosa crece bien.

Vale, ¿y cómo elijo el mejor LMS para mí?

Ya hablamos de características y de precios, pero ¿cómo hago para elegir el LMS que se adapte mejor a mis necesidades?

Pues siempre digo lo mismo, debes fijarte en 3 cosas distintas:

Lo primero: que se adapte a ti

Es superimportante que el LMS elegido se adapte tanto a tu nivel de conocimientos técnicos como de enseñanza porque, si no te sientes tú seguro y cómodo, la cosa no va a ir bien.

Este punto muchas veces se pasa por alto. No lo hagas, porque va a ser determinante en cómo queda el curso final.

Y quieres que quede lo mejor posible.

Después, que se adapte tu empresa

Por otro lado, también debes pensar cómo se siente cómoda tu empresa.

Hay algunas que prefieren pagar más, pero tener una solución cerrada sin que tengan que poner a nadie de sistemas a trabajar, hay otras que priman la personalización y otras que buscan rebajar costes como sea.

Por esto, mi consejo es que se adapte muy bien a tu empresa porque, una vez más, si no, no va a funcionar.

Por último, que se adapte a lo que quieres enseñar

Una vez tanto tú como tu empresa está cómoda, de entre las opciones debes elegir lo que se adapte mejor a lo que quieres enseñar, tanto en contenido como en número de alumnos.

En esta parte, no te preocupes, porque lo normal es que los LMS profesionales se adapten casi siempre a lo que quieres, pero siempre es bueno darle un último filtro, ¿no crees?

Algunos de los LMS más populares

Te dejo una lista de los tres LMS más populares, tanto OpenSource, como comerciales, a ver qué te parecen:

Los 3 LMS OpenSource más molones

Vamos a ello:

LearnPress, para mí, la mejor opción a día de hoy

El primero que te quiero presentar es LearnPress y, para mí, es la mejor opción a día de hoy para la inmensa mayoría de los proyectos.

LearnPress es un plugin que convierte WordPress es un LMS funcional y profesional con un par de clics, y eso ya es muy molón.

Además, tiene un montón de extensiones, tanto de pago como gratuitas, para ir añadiendo las funcionalidades que elijas, desde expedir certificados a poder hacer pagos para hacer el curso o meter gamificación en la plataforma.

Me gusta mucho porque es sencillo como WordPress, pero muy potente, personalizable y funciona francamente bien.

Ah, y lo puedes hacer tú mismo, y eso siempre está genial.

Moodle, el gran clásico de la lista

Moodle es una plataforma de código libre muy profesional que se lanzó en el ya lejanísimo año 2002, así que imagina todo el recorrido que tiene.

Es una plataforma que funciona superbién, tiene casi 200.000 instalaciones activas en todo el mundo y es muy, muy potente.

La única desventaja que tiene, por así decirlo, es que la curva de aprendizaje que tiene es más compleja que la de LearnPress y, lo de siempre, que si quieres además tener una web te va a tocar instalar un WordPress y un Moodle.

Por eso, salvo que necesites algo superespecífico que LearnPress no pueda realizar, pues la elección suele tirar hacia el primero.

Chamilo, el tercero de la lista

Chamilo no es que funcione mal, ni mucho menos, ya que es una alternativa muy buena, pero es la tercera en uso.

Tiene menos funcionalidades y está menos probado que Moodle y LearnPress y, si te decía antes que Moodle tiene cerca de 200.000 instalaciones activas, Chamilo no llega a las 3.000.

Y, los 3 LMS comerciales que te puedo recomendar

Dentro de los LMS comerciales, aunque tengo que decirte que no son mi debilidad precisamente, ahí van tres opciones interesantes:

Blackboard LMS

El primero de los que te quiero presentar es Blackboard LMS, de la empresa Anthology.

No funciona mal y está muy orientado a universidades, de hecho, lo usan a lo largo y ancho del mundo, desde la Universidad de Tecnología y Diseño de Singapur hasta la Khalifa o Northumbria.

El coste empieza en unos 10.000 €/año, y depende del número de licencias que necesites irá subiendo.

Docebo, otra alternativa más comercial

Si lo tuyo no es tanto la formación reglada, como una formación más comercial, Docebo puede ser una buena opción para ti.

Podríamos decir que, dentro de lo que es el LMS profesional comercial para empresas, Docebo está muy bien posicionado, y marcas como Amazon, Walmart o Heineken lo usan.

Y sí, es caro, por supuesto.

Docebo empieza en unos 15.000 €/año para empresas de 200 personas, pero para empresas grandes se pone relativamente rápido en el horquillado de entre 50-100K/año.

Poca broma.

Google Classroom, con un coste mucho más ajustado

Google Classroom también está mucho más indicado para la formación reglada y, de hecho, universitaria, que otra cosa, y está dentro de la rama que tiene Google para dar productos a universidades y centros de formación oficiales, ya sabes.

Funciona bien en el sentido que sabes que los servidores van muy rápido y no vas a tener problemas de espacio, pero no dejan de ser un sistema totalmente cerrado, no personalizable, y limitado.

Lo bueno es que Google Classroom no cuesta más de 5 €/año por alumno, y eso está muy bien.

Paso a paso al usar un LMS

Por último, me gustaría dejarte un pequeño paso a paso, una hoja de ruta para que puedas seguir a la hora de enfrentarte a todo este proceso.

Paso 1. Haz el estudio previo

Como te dije hace unos párrafos, lo primero que debes hacer, según mi humilde punto de vista, es hacer un pequeño estudio para ver cuál es el LMS que mejor se adapta a ti, sin eso, es muy probable que te equivoques.

Una vez más, mi recomendación para la mayoría de los proyectos es LearnPress, es el más rápido de configurar y funciona bien, no vas a tener fallo, salvo honrosas excepciones.

Paso 2. Configura el LSM antes de ponerte con el contenido

Una vez tengas decidido el LMS y te hayas familiarizado con su interfaz, ponte a configurarlo todo.

Es importante porque, si no lo haces antes de ponerte con el contenido, luego te va a dar una pereza increíble y, lo peor de todo es que seguramente se te olviden cosas.

Por eso, pinta bien los procesos que quieres seguir, calcula necesidades y ponte con esta parte técnica que, quizá, no es tan bonita para la mayor parte de nosotros, pero es la responsable de que todo funcione.

Paso 3. Crea y sube los cursos

Cuando ya lo tengas, puedes dar el siguiente paso de crear los cursos y subirlos.

Poco te puedo decir aquí, porque cada curso y cada docente es un mundo, pero sí que te puedo decir que, a día de hoy, el contenido tipo vídeo es lo que está más presente en la mayor parte de las formaciones, y lo que está demandando más el alumnado.

Paso 4. Captar alumnos

Muy bien, tienes el curso, pero ¿quién lo va a hacer?

Si hiciste un curso para tu empresa, la captación la tienes más sencilla, porque tienes sus contactos y puedes ser más (o menos) pasivo-agresivo para que se apunten y terminen el curso pero, ¿y qué ocurre si es un curso comercial?

Aquí la cosa cambia, porque vas a tener que poner todos tus esfuerzos en la parte de marketing.

Puedes usar posicionamiento web, publicidad, webinars, colaboraciones, marketing por email o mil cosas que se te ocurran, ¡hasta poner pegatinas por la ciudad!

Lo importante es tener una estrategia clara, cumplirla y medir resultados.

Paso 5. Haz un seguimiento del curso

No hay nada peor que hacer todo el proceso, llevar a un alumno al curso, y que su experiencia sea mala.

Más que nada, porque no va a volver.

Por eso, debes hacer un seguimiento de los alumnos, tanto de la satisfacción del curso como del aprendizaje y de la tasa de finalización.

Paso 6. Evaluar los resultados

Una vez vayas teniendo alumnos que terminan el curso, te toca evaluar los resultados y pedir feedback, que es importantísimo.

Que tus alumnos te den un feedback sincero es lo que va a hacer que el curso avance, sea cada vez mejor y, en definitiva, que sea un éxito.

Paso 7. No te quedes ahí, haz que siga girando la rueda

Si tienes alumnos contentos con tu formación, no te puedes quedar ahí, tienes dos vías más de crecimiento:

• La primera es hacer más cursos para que esos alumnos puedan volver a comprarte.


• La segunda, hacer que esos alumnos traigan a amigos o compañeros del sector.

No lo dejes escapar

Como ves, un LMS es mucho más de lo que parece

En definitiva, las posibilidades que te ofrece un LMS son mucho mayores de las que parecen a simple vista, y tiene muchísimas implicaciones.

Además, es una herramienta buenísima, tanto como línea de negocio por sí misma como para mejorar la formación interna, o incluso como herramienta de branding.

Espero que esta guía te haya ayudado y, para cualquier duda, siempre me puedes dejar un comentario, ¿te animas?