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¿Qué es un product owner y cuál es su papel en la toma de decisiones?

¿Estás aprendiendo sobre gestión de proyectos y desarrollo de productos? Entender el papel del product owner te va a servir para comprender mejor cómo funcionan los entornos ágiles.

En este post, exploraremos a fondo qué significa ser product owner, sus funciones, las habilidades que debe mostrar y, más específicamente, su papel en la toma de decisiones. Y es que, en realidad, los product owners actúan como nexo entre las necesidades del negocio y las expectativas de los usuarios, influyendo directamente en la creación y en el valor final del producto.

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¿Qué es un product owner?

Product owner que es

El puesto de product owner resulta fundamental para la gestión de proyectos dentro del marco ágil (en particular, en contextos de desarrollo de software) y especialmente en la metodología scrum. La función principal del product owner consiste en maximizar el valor del producto que se va a entregar al cliente (ojo, puede ser un producto, un servicio o algo más abstracto, pero en este post hablaré de producto para no tener que repetirme todo el rato).

¿Y cómo consigue el product owner liderar al equipo de tal forma que se aporte valor al producto final? Pues gestionando el product backlog, es decir, la lista priorizada de características y mejoras que se van a realizar. Las decisiones del product owner se basarán en la evaluación de las necesidades del negocio y de los clientes para establecer prioridades acertadas y decidir qué funcionalidades deben abordarse primero.

Como resultado, el product owner trabajará en estrecha colaboración con el resto del equipo, participando en la planificación de sprints, definiendo historias de usuario (ahora te explico estos términos) y tomando decisiones sobre la dirección que se va a dar al proyecto. Además, deberá adaptarse a los posibles cambios que surjan, comunicarse de forma fluida con todos los stakeholders y responsabilizarse de la entrega continua de incrementos de producto.

En muy resumidas cuentas, el product owner es el responsable de traducir las necesidades del negocio y de los usuarios a características tangibles.

Me estoy perdiendo… ¿Qué son las metodologías ágiles y el scrum?

Que es un product owner

Las metodologías agile son enfoques de desarrollo de software (o así fue como empezaron) que se centran en la flexibilidad, la colaboración y la entrega continua de productos de alta calidad. Estas metodologías valoran la adaptabilidad a cambios en las demandas del cliente y fomentan la participación activa de los equipos (y del resto de partes implicadas) a lo largo de todo el proceso.

En realidad, la popularidad de las metodologías ágiles se ha extendido más allá del desarrollo de software y, como resultado, se están aplicando con éxito en muchos sectores: desarrollo de producto, marketing, investigación, recursos humanos, educación, etc. Algunas de las metodologías ágiles más conocidas son scrum, kanban, extreme programming (XP) y la metodología lean, pero hay muchas otras.

Scrum es quizá la metodología ágil más popular, ha sido adoptada por múltiples sectores y cuenta con una comunidad muy activa. Como resultado, hay muchísimos recursos, certificaciones y consejos disponibles para aquellos que desean implementar o aprender cómo funciona scrum.

Vamos a ver algunos principios básicos de scrum para que te hagas con el vocabulario más importante de la metodología:

  • Product owner: Como te decía al principio, el product owner es la persona responsable de maximizar el valor del producto y gestionar el product backlog.
  • Scrum master: Es la figura responsable de facilitar todo el proceso scrum y eliminar los obstáculos que puedan afectar al equipo.
  • Equipo: Son los profesionales que trabajan en el proyecto. Pueden ser desarrolladores de software, pero hay más sectores que usan scrum en su día a día.
  • Sprint: Es un periodo de tiempo fijo (que suele ir de 2 a 4 semanas) durante el que el equipo trabaja en la implementación de un conjunto específico de características o funcionalidades que se han considerado las más importantes.
  • Reunión de planificación del sprint: Sirve para definir el trabajo que se va a realizar durante el sprint.
  • Reunión diaria de scrum: Es un breve encuentro diario para sincronizar al equipo.
  • Revisión del sprint: Una demostración del trabajo completado al final del sprint.
  • Retrospectiva del sprint: Se hace una reflexión sobre el sprint y sugerencias de mejoras para el próximo.
  • Historias de usuario: Descripciones centradas en funcionalidades o características desde la perspectiva del cliente final.
  • Product backlog: Es la lista priorizada de todas las características, mejoras y correcciones que se desean para el proyecto.
  • Product backlog items: Son los elementos individuales que componen el product backlog.
  • Incremento: Producto funcional y potencialmente entregable que se obtiene como resultado de cada sprint.

Ahora que ya estás más al día, quizá te preguntes…

¿Qué diferencia al product owner del product manager?

product owner vs product manager

En muchas empresas existe la figura del product manager: como no quiero que lo confundas con el product owner, vamos a hacer un pequeño inciso para aclarar el tema.

Verás.

Los papeles de product manager y de product owner están relacionados y, a veces, pueden superponerse, pero en realidad tienen enfoques y responsabilidades ligeramente diferentes. Vamos a ver la descripción de ambos roles y cuáles son sus diferencias.

Empezamos por el product manager:

  • Enfoque estratégico: El product manager se enfoca en la estrategia a largo plazo del proyecto y en cómo este encaja con los objetivos comerciales de la empresa.
  • Responsabilidades comerciales: Tiene responsabilidades que van más allá del desarrollo del producto, como la estrategia de mercado, la identificación de oportunidades de negocio y la maximización del valor del proyecto en el contexto de toda la empresa.
  • Relación con el mercado: Es responsable de comprender las necesidades del mercado, de identificar oportunidades y de asegurarse de que el producto satisfaga necesidades y sea competitivo.
  • Colaboración con diversos equipos: Trabaja estrechamente con los equipos de marketing y ventas (entre otros) para garantizar el éxito general del producto en el mercado.

Y ahora, la figura protagonista de este post, el product owner:

  • Enfoque táctico: El product owner tiene un enfoque más táctico y está orientado al desarrollo del producto a corto plazo.
  • Responsabilidades de desarrollo: Se centra en la creación y entrega del proyecto, gestionando el product backlog, colaborando con el equipo de desarrollo y asegurándose de que se implementen las características correctas en el momento adecuado.
  • Relación con el equipo: Trabaja muy de cerca con el equipo para garantizar que las historias de usuario estén bien definidas, responder a preguntas y tomar decisiones durante esta fase.
  • Iterativo y ágil: Opera en un marco ágil, con ciclos iterativos y entregas regulares.

Por lo tanto, mientras que el product manager tiene un enfoque estratégico y aborda aspectos comerciales más amplios, el product owner se centra en la creación del producto y trabaja mano a mano con el equipo para asegurar la entrega efectiva y continua del mismo. En algunas empresas, una sola persona puede asumir ambos roles, pero no siempre sucede.

Funciones del product owner

Funciones del product owner

Ahora que ya sabes un poco más sobre el puesto, ha llegado el momento de ver más en detalle cuáles son las funciones de un product owner en el contexto de la metodología ágil. En pocas palabras, vamos a revisar cómo el product owner guía la visión del producto, colabora con el equipo y prioriza el trabajo para maximizar el valor del proyecto que se entrega en cada iteración.

Visión del producto

Una de las principales funciones del product owner es mantener y comunicar la visión del producto a todo el equipo de tal modo que todos compartan una comprensión común de los resultados deseados y la propuesta de valor del proyecto.

El product owner utilizará esta visión para orientar la priorización del product backlog, de manera que cada funcionalidad o mejora contribuya al logro de los objetivos establecidos. Además, la visión del producto sirve como medio para poner de acuerdo a todo el equipo.

Gestión del product backlog

Como te comentaba antes, cuando hablamos un poco del vocabulario básico de la metodología scrum, el product backlog es una lista dinámica y priorizada de todas las funcionalidades y mejoras que se desean para el producto. El product owner es el responsable de garantizar que este backlog refleje correctamente las necesidades del negocio y las expectativas de los clientes.

En primer lugar, el product owner deberá asegurarse de comprender con exactitud lo que se espera del proyecto. Las historias de usuario, que describen las funcionalidades desde la perspectiva del cliente final, suelen ser una parte fundamental del backlog y se refinan continuamente para que resulten claras y relevantes.

La priorización es otro aspecto crucial de la gestión del product backlog. Las decisiones sobre qué funcionalidades abordar primero se toman considerando la estrategia de la empresa, las necesidades del mercado y los objetivos a largo plazo para el proyecto. De este modo, el equipo puede centrarse en las tareas más significativas y valiosas en cada iteración.

Por otra parte, el product owner deberá estar preparado para hacer ajustes en el backlog en respuesta a posibles cambios en los requisitos del negocio, feedback de los usuarios o nuevas oportunidades de mercado.

Definición de historias de usuario

A partir de sus interacciones con clientes finales y representantes del negocio, el product owner articula las historias de usuario, que son descripciones concisas de las funcionalidades o características que se desean implementar en el producto.

Suelen seguir un formato específico: «Como [usuario], quiero [realizar esta acción] para [lograr este objetivo]». Es un enfoque nos permite comprender mejor sus necesidades y que sirve de guía práctica para el equipo.

El product owner debe asegurar que las historias de usuario resulten claras y detalladas. Además, deberá incluir criterios de aceptación que describan las condiciones que deben cumplirse para considerar una historia como completada.

Participación en reuniones de planificación

Durante la reunión de planificación, una de las principales funciones del product owner trabaja con el equipo para determinar qué elementos del product backlog se abordarán en el próximo sprint. Su presencia es esencial para explicar las historias de usuario y responder a preguntas sobre el proyecto (como cambios en las prioridades o en la visión del producto, por ejemplo).

El equipo y el product owner también usarán estas reuniones para estimar el esfuerzo necesario para abordar cada elemento del backlog seleccionado. Esto implica que puede ser necesario ajustar la selección de elementos del backlog (product backlog items) en función de la capacidad del equipo y los objetivos del sprint.

Colaboración con el equipo

La comunicación abierta y continua es esencial para garantizar que el equipo entienda correctamente las expectativas y prioridades del proyecto. El product owner debe participar activamente en reuniones diarias, sesiones de planificación y retrospectivas, explicando las historias de usuario y ajustando el backlog en función de necesidades cambiantes.

Al fin y al cabo, el product owner es responsable de aportar la perspectiva del cliente y del negocio, mientras que el equipo contribuye con su experiencia técnica y operativa. Esta sinergia permite identificar soluciones óptimas, mejorando la calidad de la implementación y acelerando la entrega de valor al cliente.

Aceptación o rechazo del trabajo completado

Otra de las funciones del product owner consiste en evaluar y aceptar el trabajo completado por el equipo. Para ello, debe asegurarse de que las tareas seleccionadas para el sprint cumplan con los estándares de calidad y los criterios de aceptación que se habían definido previamente.

En caso de que el trabajo no cumpla con los criterios acordados o haya desviaciones significativas, el product owner tiene el derecho y la responsabilidad de rechazar la entrega para garantizar la integridad y la calidad del producto.

Por otro lado, si el trabajo cumple con los criterios de aceptación y está alineado con la visión del producto, el product owner lo acepta. De este modo, puede asumirse que las funcionalidades implementadas agregan valor al producto y están listas para ser entregadas a los clientes finales o para ser incluidas en futuras iteraciones del desarrollo.

Comunicación con stakeholders

Ya lo he ido mencionando pero, para terminar este resumen de las funciones del product owner, no quiero olvidar mencionar que también actúa como enlace clave entre el equipo y todas las demás partes involucradas en el desarrollo del producto.

Será el responsable de proporcionar actualizaciones regulares sobre el progreso, participar en demostraciones de sprint para mostrar los incrementos de producto y recopilar feedback para trasladárselo al equipo. Por lo tanto, tendrá que contar con habilidades para comunicar de manera efectiva los logros, problemas y posibles ajustes en la estrategia.

La gestión de expectativas es otra dimensión crucial de la comunicación con los stakeholders. El product owner debe ser capaz de articular claramente qué se puede esperar de cada uno de los sprints y qué impacto tendrán las decisiones en el producto final.

Requisitos imprescindibles para ser product owner

Requisitos del product owner

No es que haya una lista de requisitos que haya que reunir para el puesto de product owner, pero sí es cierto que la persona responsable tendrá que contar con una combinación de habilidades, conocimientos y actitudes.

Vamos a ver muy rápidamente lo que hace falta para ser un buen product owner:

  • Comprensión del negocio: Un buen product owner tiene toda la información sobre la empresa que le va a hacer falta para tomar decisiones sobre la dirección del producto y el valor que aporta.
  • Conocimiento del producto: El product ownder deberá estar familiarizado con el producto y con su mercado objetivo. Debe conocer las necesidades de los clientes y comprender cómo el producto satisface esas necesidades.
  • Habilidades comunicativas: Lo decía más arriba, pero lo repito. Para explicar claramente la visión del producto, tratar con el equipo y mantener una comunicación efectiva con los stakeholders hacen falta excelentes habilidades comunicativas.
  • Capacidad de priorización: El product ownder va a tener que organizar las características y las tareas del product backlog en función del valor que tengan para el negocio y para los usuarios.
  • Toma de decisiones rápidas: Va a hacerle falta soltura para decidir rápidamente durante el desarrollo del producto, de manera que el equipo avance sin obstáculos.
  • Empatía con el usuario: Comprender las necesidades y expectativas del cliente es crucial.
  • Colaboración y trabajo en equipo: Trabajar de cerca con el equipo (y con otras partes implicadas) requiere que el product owner sepa colaborar y trabajar en grupo.
  • Conocimiento de metodologías agile: Para ser product owner, lo mejor es contar con experiencia previa en metodologías ágiles.
  • Orientación a resultados: Para garantizar que se entreguen productos de alta calidad que cumplan con los objetivos comerciales y con las expectativas de los usuarios.
  • Resolución de problemas: La capacidad para atajar problemas relacionados con el producto, con el equipo o con el proceso.

¿Entiendes ahora el papel de los product owners?

A lo largo de este artículo, espero haberte dado una visión clara y práctica sobre el papel que desempeñan los product owners en entornos ágiles. Son el pegamento que une las metas del negocio a las expectativas de los usuarios.

Su capacidad para comunicar, colaborar y tomar decisiones informadas no solo asegura el progreso de todo el equipo, sino que también influye directamente en la entrega de un producto que encaje en el mercado y agregue un valor real.

¿Has sido product owner en tu empresa alguna vez? ¿Qué te parece este puesto y, en general, qué opinas de las metodologías agile? Te leo en los comentarios.

Andrea Barreiro
Andrea Barreiro

Técnico de marketing online en el sector del hosting desde 2012. Invierte el tiempo en leer mucho, subir montes e intentar que Bowie no se coma el sofá.

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