Briefing: Qué es, para qué sirve y qué tipos hay

Para llevar a cabo cualquier proyecto, es conveniente que todo el equipo entienda claramente y desde el principio lo que se pretende conseguir. Y ahí es donde entra en juego el briefing, un tipo de documento resumen que servirá como guía para todos los participantes.

En este post veremos a fondo lo que es un briefing o brief, sus componentes esenciales y los distintos tipos de briefing que existen. ¿Te apuntas? [elementor-template id="80835"]

Definición de briefing o brief: ¿Qué es?

El término "briefing" o "brief" (que es como realmente se llama este tipo de documento en inglés) es un término utilizado en diversos ámbitos para referirse a un resumen detallado o una reunión informativa que proporciona datos esenciales sobre un proyecto, campaña o tarea. Veamos un par de ejemplos rápidos. En el ámbito empresarial y de marketing, un briefing puede tomar la forma de un documento o una sesión de trabajo donde se detallan los objetivos, requisitos y cualquier otra información necesaria para llevar a cabo una tarea.

Por ejemplo, un briefing publicitario va a incluir una descripción de la empresa, información sobre el público objetivo, la intención de la campaña de publicidad, los canales que se van a usar y otros elementos cruciales que todos los miembros del equipo deben tener claros de un vistazo.

En el ámbito del diseño, el briefing se utiliza para proporcionar a los profesionales la información necesaria para desarrollar su trabajo. El documento incluirá la visión del cliente, los elementos de diseño deseados, el presupuesto y cualquier otro aspecto relevante para la ejecución del proyecto.

En esencia, el briefing sirve como una guía integral que ayuda a unificar las expectativas de los diferentes miembros del equipo para que todos trabajen hacia un objetivo común.

Veremos los distintos tipos de briefing que existen más abajo y en detalle, pero quiero que te quedes con que (independientemente del contexto) la importancia del briefing radica en su capacidad para establecer un punto de partida y una base de comunicación entre las partes involucradas. Al proporcionar información clara y concisa, el briefing facilita el desarrollo del proyecto y garantiza que todos los miembros del equipo tengan claros los objetivos. Importante, ¿verdad? Pues vamos a ver más utilidades de los briefings para terminar ya de convencerte.

¿Para qué sirve un briefing?

Como te iba diciendo, un briefing puede ser una herramienta estupenda en aquellos contextos en los que te interesa proporcionar la información más esencial sobre un proyecto para que todas las partes interesadas (proveedor, agencia, anunciante...) estén al tanto de lo más importante.

Vamos a ver para qué sirve un briefing (y estos son solo algunos de sus propósitos, seguro que hay más que se me escapan):

• El briefing ayuda a establecer y clarificar los objetivos del proyecto. Hacer un resumen de la situación actual y de lo que se espera lograr ayudará al equipo a trabajar hacia metas específicas y coherentes.
• El briefing sirve como método para unificar las expectativas de todas las partes involucradas. Gracias al brief, todos tendrán una comprensión común de las tareas que hay que completar, de los resultados esperados y de las limitaciones que hay que tener en cuenta.
• En determinados contextos, como el ámbito creativo y de diseño, el briefing actúa como una guía de estrategia porque contendrá la visión del cliente, elementos clave de diseño, tono deseado y otros aspectos creativos que el equipo deberá tener en cuenta.
• Si está bien planteado, un briefing ayuda a optimizar el uso de recursos porque contiene información sobre los materiales necesarios para completar la tarea, las restricciones de tiempo que existen y cualquier otra limitación que pueda afectar a la ejecución del proyecto.
• Un buen briefing también facilita la toma de decisiones porque deja claros desde el principio los datos más importantes y lo que se espera obtener como resultado. Al hacer este ejercicio de comunicación desde el principio, es más sencillo evitar tener que hacer suposiciones o tomar decisiones de última hora.
• Es más, si lo has hecho bien, el briefing aumentará la eficiencia del equipo a lo largo de toda la ejecución del proyecto. Al tener una guía clara, se colabora más a gusto y se reducen la probabilidades de cometer errores y tener que rehacer tareas.
• Por último, un buen briefing te ayuda a evaluar los resultados del proyecto. Te va a permitir comparar el rendimiento real obtenido con los objetivos que habías establecido en el briefing inicial.

Tipos de briefing que existen

Existen tantos tipos de briefing como sectores en los que se puede utilizar, que son todos. Aquí te voy a explicar solamente algunos de los más habituales, porque es cierto que su contenido puede variar un poco en función de la tarea. Ten en cuenta que, en una empresa, es muy habitual que para un mismo proyecto se necesiten varios tipos de briefing. Por ejemplo, para organizar la campaña de Black Friday de una tienda online seguramente haga falta crear primero un briefing de marketing (que resuma la estrategia general), después uno creativo (para los profesionales del departamento gráfico) y también un briefing publicitario (más centrado en la ejecución de las campañas). Espero que te sirva para hacerte una idea y que puedas adaptar el contenido de tu brief al tipo de empresa o producto con el que trabajas. ¡Vamos a ello!

Briefing de marketing

Un briefing de marketing es un documento que reúne la información clave sobre una acción de marketing. Su objetivo principal es que todo el que lo lea comprenda claramente los objetivos, las estrategias y las herramientas necesarias para llevar a cabo esa iniciativa de marketing y que tenga éxito. Este documento actúa como un punto de partida para poner de acuerdo a todo el equipo de marketing y otras partes interesadas en la estrategia. De este modo, todo el mundo tendrá claro lo que se quiere alcanzar y los detalles operativos. En un briefing de marketing típico se suelen incluir los siguientes elementos:

• Si corresponde, una breve descripción de la empresa
• El contexto de la campaña de publicidad
• Los tipos de público objetivo a los que se quiere llegar
• Los objetivos de la campaña
• Las estrategias propuestas
• Los canales que se van a emplear
• Si corresponde, el presupuesto asignado por el anunciante
• Los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se usarán para medir los resultados

Además de todo lo anterior, si no se hace un briefing específico para ello, es habitual que este documento también aborde aspectos creativos: voz de la marca, mensajes clave, estética, etc. Un briefing de marketing no solo sirve de guía a los profesionales del marketing en la ejecución de sus tareas, sino que también funciona como una herramienta de referencia durante el desarrollo y la evaluación de la campaña, ayudando a medir el éxito según los parámetros establecidos inicialmente.

El briefing de marketing, por lo tanto, no solo facilita la coordinación interna del equipo, sino que también establece expectativas claras entre la agencia de marketing y el cliente.

Briefing creativo

Como te decía arriba, si nos movemos un poco hacia tareas más visuales necesitaremos usar un briefing creativo, que es un documento que proporciona información detallada a los profesionales creativos (diseñadores gráficos, videógrafos, etc.) para guiar la conceptualización y ejecución de un proyecto.

En un documento de este tipo se incluyen elementos que van más allá de los datos básicos y estratégicos. Además de muchos de los conceptos que te comentaba antes para los briefings de marketing, seguramente tengas que incluir aspectos como los siguientes:

• La visión creativa del cliente
• El tono deseado
• La personalidad de la marca
• Otros detalles distintivos que deban incorporarse

Además, puede incluir información sobre el público objetivo, la competencia y las preferencias del cliente en términos de estilo, colores, tipografía y otros elementos visuales. Este tipo de briefing va a servir para inspirar a los creativos, para proporcionarles la información que necesitan para entender la esencia del proyecto y para que sean capaces de desarrollar conceptos que no solo cumplan con los objetivos estratégicos, sino que también se alineen con la identidad y valores de la marca. Un buen briefing creativo establece parámetros claros y permite que los profesionales den rienda suelta a la creatividad hacia resultados que no solo sean visualmente impactantes, sino también coherentes con la visión del cliente y con los objetivos del proyecto.

Briefing publicitario

Siguiendo en el terreno de la publicidad, como te comentaba más arriba, tenemos el formato del briefing publicitario. Se trata de un documento que proporciona información detallada y específica sobre una campaña publicitaria en particular. Es decir, este briefing entra a más profundidad que el de marketing y aclara en detalle los objetivos, mensajes clave, público objetivo, tono creativo y otros elementos cruciales para desarrollar los anuncios. Para que te hagas una idea, en el briefing publicitario podemos incluir:

• Los objetivos de cada campaña
• Información detallada sobre la audiencia objetivo, incluyendo características demográficas, psicográficas y comportamentales
• Mensajes clave que se deben transmitir
• Tono emocional o persuasivo que se desea lograr

En resumen, un briefing publicitario proporciona la estructura estratégica y creativa necesaria para desarrollar los anuncios de una iniciativa de marketing.

Briefing de negocio

Ya en terrenos más relacionados con lo financiero o estratégico, un briefing de negocio es un documento que resume los detalles esenciales relacionados con un proyecto, iniciativa o decisión empresarial.

Este tipo de briefing se utiliza para proporcionar a los equipos de trabajo, líderes o stakeholders la información clave necesaria para entender y abordar de manera efectiva un nuevo proyecto. En un briefing de negocio se suelen incluir elementos como los que siguen:

• La descripción del proyecto
• La situación empresarial
• Los objetivos que se quieren alcanzar
• Los recursos disponibles
• Las dificultades que se prevén
• Un breve análisis del mercado
• Un benchmarking de la competencia
• Las estrategias propuestas para abordar el proyecto

Si corresponde, en el documento también se pueden abordar cuestiones financieras, como presupuestos, proveedores y proyecciones. De este modo, el equipo podrá comprender la visión global y se identificarán los roles y responsabilidades de cada uno, estableciendo así una base común para la colaboración.

Briefing de producto

Un briefing de producto es un documento que proporciona detalles esenciales sobre un producto específico. Suelen usarlo los equipos de desarrollo de productos, marketing o ventas para comprender completamente las características, beneficios y estrategias relacionadas con el lanzamiento o promoción de un producto. Los apartados típicos que suelen incluirse en un briefing de producto son:

• La descripción del producto
• Los objetivos del producto y lo que se espera alcanzar con el lanzamiento
• El público objetivo, incluyendo características demográficas, necesidades y comportamientos
• El análisis de la competencia
• La estrategia de marketing planificada para promover el producto
• El posicionamiento en relación con la competencia
• Los precios y márgenes de ganancia previstos
• El cronograma de lanzamiento
• Los recursos necesarios para el desarrollo y promoción del producto
• Los indicadores de éxito

Briefing de proyecto

Es el tipo de brief más genérico. Si necesitas un documento resumen pero no te encaja ninguna de las categorías anteriores, quizá esta sea la tuya. Por ejemplo, si quieres llevar a cabo una tarea concreta como la mejora de un proceso, la implementación de una nueva herramienta o la organización de un evento interno. Un briefing de proyecto es un documento diseñado para proporcionar información esencial sobre los detalles y objetivos de un proyecto específico. Una vez más, se trata de darle a todas las partes implicadas un punto de partida que guíe la planificación, ejecución y evaluación del proyecto. Como en todos los demás tipos de briefings, el de proyecto tendrá que especificar la situación actual, los objetivos que se quieren conseguir y las estrategias que se van a seguir para lograrlos. Al establecer claramente los parámetros y las metas, el briefing de proyecto ayuda al equipo a gestionarse mejor, a asignar los recursos y a evaluar el rendimiento del proyecto a medida que avanza.

¿Qué información debe incluir un buen briefing sí o sí?

Un buen briefing va a incluir la información clave que proporcione una comprensión completa y clara del proyecto o tarea en cuestión. Ahora bien, como hemos ido viendo, la flexibilidad es clave y los briefings pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada proyecto. Si bien lo anterior es cierto y siempre hay margen para hacer cambios y añadir contexto, hay ciertos elementos que van a estar presentes en casi todos los briefings. Son un poco los básicos esenciales. Vamos a ver cuáles son ahora mismo.

Descripción del proyecto

La descripción del proyecto en un briefing sirve para darnos la primera visión general, concisa y clara de la naturaleza y propósito del proyecto. Al articular de manera precisa qué implica el proyecto y los detalles del contexto en el que se va a desarrollar, esta descripción nos sirve como punto de referencia.

Objetivos del proyecto

Esta sección define de manera clara y específica los resultados que se esperan alcanzar con la ejecución del proyecto. Serán los puntos de referencia medibles que van a orientar las acciones y decisiones del equipo. Además, los objetivos también sirven como criterios para evaluar el éxito al final del proyecto, facilitando la medición de resultados y la identificación de áreas de mejora.

Alcance del proyecto

Esta sección sirve para definir claramente qué aspectos están incluidos en el proyecto y, por ende, qué elementos están excluidos. Esta delimitación ayuda a evitar malentendidos y expectativas poco realistas y, en su lugar, establece los límites y la profundidad del trabajo que se va a realizar. Definir el alcance de la tarea en el briefing es crucial para evitar desviaciones innecesarias, gestionar de manera efectiva los recursos y asegurar que el equipo se enfoque en las tareas críticas para alcanzar los objetivos.

Audiencia o público objetivo

Esta parte del briefing delinea las características demográficas, comportamientos y preferencias de la audiencia específica a la que se intenta llegar con el proyecto. Sabiendo esto, nos será más fácil diseñar estrategias efectivas que resuenen con sus necesidades.

Cronograma y fechas importantes

En esta sección se detallan las fechas clave, los plazos y los hitos que marcarán el desarrollo y la finalización del proyecto. Este cronograma proporciona una visión temporal que ayuda a coordinar actividades, asignar recursos y garantizar que el proyecto avance según lo planeado.

Presupuesto y recursos

Aquí se detallan tanto el presupuesto asignado como cualquier recurso adicional necesario: personal, tecnología, herramientas específicas, etc. Esta información proporciona a los equipos una guía clara sobre los límites financieros y los recursos disponibles para llevar a cabo el proyecto.

Stakeholders y roles de cada uno

Los stakeholders son aquellos individuos o grupos que tienen interés en el proyecto, es decir, son las partes implicadas en el mismo. La identificación de stakeholders y la definición de sus roles en el briefing harán que la comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo y las partes interesadas sea más sencilla. Cada stakeholder tiene un papel único ya sea como patrocinador, proveedor, agencia, cliente, inversor, anunciante, usuario final, especialista en la materia o cualquier otro rol que corresponda. Dejar bien claros estos roles ayuda a evitar malentendidos y asegura que cada parte interesada esté al tanto de sus responsabilidades y de las contribuciones que se espera que haga.

Restricciones y limitaciones

Aquí debe identificarse claramente cualquier factor que pueda imponer limitaciones a la ejecución del proyecto. Estas restricciones pueden ser de naturaleza financiera, temporal, técnica, legal... Identificar y documentar estas restricciones en el briefing ayuda a gestionar expectativas y permite que se tomen decisiones informadas desde el principio del proyecto, facilitando la planificación de la estrategia y la asignación efectiva de recursos. Además, permite que los equipos identifiquen soluciones alternativas que quizá no se hubieran alcanzado por otros medios.

Indicadores de rendimiento

Es la parte en la que marcamos los criterios que se utilizarán para evaluar el éxito del proyecto. Estos indicadores, también conocidos como KPI (Key Performance Indicators), reflejan el rendimiento del proyecto de manera objetiva. Como los indicadores de rendimiento pueden abarcar muchísimas áreas (desde la satisfacción del cliente hasta el rendimiento financiero) conviene dejar claro en el briefing qué KPI hemos decidido utilizar para evaluar nuestros resultados. De este modo, el equipo puede ir haciendo un seguimiento del progreso a lo largo del proyecto y realizar ajustes si lo ven necesario.

Referencias y documentación adicional

Aquí podemos incluir enlaces o referencias a documentos adicionales que resulten relevantes: investigaciones previas, informes de mercado, etc.

Y tú, ¿le ves la utilidad al formato brief?

Espero que este post te haya mostrado que un briefing no es simplemente una formalidad, sino que puede ser la piedra angular que da forma a la dirección de cualquier proyecto. Ahora que comprendes su potencial, espero que la próxima vez que te enfrentes a un nuevo proyecto pienses en el formato brief como en un mapa que le puedes dar a tu equipo para unificar perspectivas, aclarar objetivos y maximizar la eficiencia. ¡Empieza a transformar ideas en resultados tangibles!