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Benchmarking: Qué es y cómo se hace

Cuando estás sacando adelante una empresa no solo tienes que hacer las cosas, sino que también tienes que encontrar formas de hacerlas cada vez mejor. El benchmarking es una estrategia de análisis comparativo que ha ido ganando terreno en la gestión empresarial y que nos ofrece un enfoque práctico para mejorar el rendimiento de nuestro negocio.

En este post, vamos a desglosar qué es el benchmarking exactamente, los distintos tipos que existen y ejemplos de empresas reales que lo aplican sin rodeos. Desde comparar precios con la competencia hasta ajustar procesos internos y adoptar enfoques más funcionales, descubriremos cómo hacer un estudio de benchmarking realista puede ser un recurso valioso para mantenernos a la altura.

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¿Qué es el benchmarking?

El benchmarking es una técnica mediante la que una empresa compara sus prácticas, procesos y rendimiento con los de otras empresas líderes en un sector específico. El objetivo del benchmarking es identificar las mejores prácticas y buscar oportunidades para mejorar el rendimiento propio.

Este proceso implica la comparación de métricas clave, procesos operativos, productos o servicios, así como cualquier otra área relevante para el negocio. Al llevar a cabo un benchmarking, tu empresa puede obtener información valiosa sobre otros negocios y sobre las estrategias que han implementado para mejorar su rendimiento.

El benchmarking puede abarcar diversas áreas: la calidad del producto, la atención al cliente, la eficiencia operativa, la política de precios, etc. Al descubrir posibles áreas de mejora y adoptar los métodos más eficaces de otras empresas, podrás crear un plan de acción basado y lograr más fácilmente tus objetivos.

Tipos de benchmarking: ¿Cuáles hay?Tipos de benchmarking

El benchmarking puede consistir en varias formas de comparación, cada una enfocado en un área específica de análisis y aprendizaje. En esta sección, exploraremos tres tipos de benchmarking: el competitivo, el interno y el funcional.

A través de ejemplos concretos, veremos cómo cada tipo de benchmarking puede ofrecerte distintas lecciones y oportunidades de mejora para tu empresa.

Allá vamos.

Benchmarking competitivo

Consiste en comparar procesos, prácticas y resultados directamente con los de nuestros competidores directos. El objetivo principal es identificar puntos fuertes y débiles en comparación con ellos. De este modo, podrás comprender la posición de cada uno en el mercado y qué medidas hay que tomar para mejorar en rendimiento y competitividad.

En otras palabras, este tipo de benchmarking no solo te proporciona información valiosa sobre cómo te comparas con tus rivales, sino que también te da ideas específicas que te pueden suponer una ventaja competitiva. Al adoptar los procedimientos más destacados de la competencia, tienes la posibilidad de fortalecer tu posición en el mercado y mejorar tu rendimiento global.

Ejemplo de benchmarking competitivo

Imagina que eres el dueño de un comercio electrónico que desea mejorar la calidad de su atención al cliente. Además de analizar tus propios procesos, decides realizar un benchmarking y seleccionas a varios rivales conocidos por su excelente atención al cliente y comparas métricas como tiempos de respuesta a consultas, facilidad del proceso de devolución y nivel de satisfacción de los clientes.

Un buen benchmarking te proporciona una visión objetiva de cómo está el patio en tu sector, para que sepas en qué áreas destacas y en cuáles te estás quedando atrás.

Si descubres que la competencia ha implementado un sistema de chat en vivo que resulta en tiempos de respuesta más rápidos, a lo mejor te conviene adoptar una medida similar. También puede ser que otra empresa haya desarrollado un proceso más eficiente para gestionar las devoluciones, por ejemplo.

Benchmarking interno

Es el proceso por el que comparas los procesos, prácticas y resultados entre diferentes departamentos de tu empresa. El objetivo principal es descubrir áreas de mejora y modelos a seguir que puedan compartirse y aplicarse en toda la empresa.

Algunos de los beneficios habituales de este tipo de benchmarking es que se fomenta la colaboración, se estandarizan los procesos y se optimizan las tareas.

Ejemplo de benchmarking interno

Imagínate que tienes dos cafeterías en dos ubicaciones distintas y decides realizar un benchmarking para mejorar la eficiencia de ambas. En este caso, podrías comparar los tiempos de servicio, la gestión del inventario y el nivel de satisfacción de los clientes de ambas sucursales.

Si resulta que una de las ubicaciones tiene tiempos de servicio más rápidos porque la cocina está mejor organizada, podrás copiar esos procesos para mejorar los tiempos de tu otra cafetería. Del mismo modo, si una ubicación tiene clientes más satisfechos debido a un enfoque especial en su atención al cliente, también te merecerá la pena replicar esa estrategia.

Benchmarking funcional

Se centra en comparar procesos o funciones específicas de una empresa con aquellas de organizaciones que realizan funciones similares, independientemente del sector al que pertenezcan.

Este enfoque te permite identificar modelos a seguir en áreas específicas y adoptar enfoques innovadores aunque provengan de industrias que, en principio, no tienen nada que ver con la tuya.

Es especialmente útil cuando buscas innovación y eficiencia en áreas específicas de la operativa de tu empresa. A veces, solamente tienes que mirar más allá de las fronteras de tu sector. ¡La verdad está ahí fuera!

A ver, un ejemplo.

Ejemplo de benchmarking funcional

Supongamos que tienes una empresa de logística y que quieres mejorar la cadena de suministro. Para coger ideas, decides realizar un benchmarking sin limitarte a compararte solo con otras empresas de logística. En lugar de eso, te fijas en una empresa de electrónica que tiene un sistema increíble de gestión de inventario.

Aunque vuestras industrias difieren, has dado con una práctica que te puede venir estupendamente para una función específica (gestión de inventario) y que puedes llevarte a tu propio contexto operativo.

¿Para qué sirve el benchmarking en un negocio?

Beneficios del benchmarking en empresas

Como te decía en la sección anterior, el benchmarking en un negocio tiene varios propósitos clave. Al fin y al cabo, se trata de una herramienta estratégica que ayuda a las empresas a aprender de otras, a mejorar sus operativas y a mantenerse competitivas en su sector.

Realmente, tiene un montón de funciones importantes que no puedes perder de vista. ¡Veámoslas!

Identificación de mejores prácticas

Al comparar sus propios procesos, productos o servicios con los de otros líderes de su sector, tu empresa podrá determinar en qué áreas destaca y en cuáles tiene oportunidades de mejora.

Ahora bien.

La identificación de mejores prácticas a través del benchmarking no solo implica mirar a la competencia directa, sino también explorar otros sectores que han implementado estrategias innovadoras. Al aprender de estas experiencias, tu empresa puede adoptar nuevos enfoques tras adaptarlos a su propio contexto.

Proceso de mejora continua

El benchmarking es como un socio estratégico que está empeñado en mejorar constantemente tu empresa. Como te venía diciendo, al comparar tu operativa con la de otras empresas de éxito, identificas áreas donde puedes destacar y descubres oportunidades de mejora. Este proceso no solo te ayuda a aprender de los éxitos y desafíos de otros, sino que también te permite ajustar tus métodos para obtener un rendimiento superior.

En definitiva, el benchmarking es como el GPS de tu empresa: te señala la ruta más rápida al proporcionarte información valiosa y te da las herramientas necesarias para que decidas el curso que debes tomar.

Posibilidades de innovación

La innovación a través del benchmarking se consigue estando muy atento a las prácticas de otras compañías que han tenido un éxito aplastante.

Algo que tener en cuenta: No se trata de copiar estas técnicas y se acabó, sino de adaptar aquello que tenga sentido y aplicarlo de manera creativa a tu propio negocio.

Al incorporar cambios significativos en productos, servicios o procesos basándote en las lecciones aprendidas durante el benchmarking, tu empresa tendrá más posibilidades de mantenerse relevante y competitiva. En definitiva, un buen benchmarking puede ser la inspiración que necesitabas.

Establecimiento de objetivos realistas

Establecimiento de objetivos realistas

Partimos de la base de que, para llevar a cabo un benchmarking, vas a tener que tener muy claro qué es lo que deseas comparar: procesos, productos o servicios. Simplemente teniendo esto en mente, ya serás capaz de definir metas más concretas y alcanzables.

También deberás seleccionar cuidadosamente a los competidores o referentes que sean pertinentes para tu actividad. Al hacerlo, obtendrás una visión más detallada de tu posición en el mercado y descubrirás medidas específicas que puedes tomar para avanzar.

Mejora de la productividad

Implementar cambios basados en las lecciones aprendidas durante el benchmarking no solo impulsa la eficiencia del negocio, sino que también contribuye a una cultura centrada en un proceso continuo de mejora de la productividad de la empresa.

De este modo, el benchmarking nos sirve como herramienta para reconocer y aplicar nuevos enfoques para la gestión del tiempo, de los recursos y de la tecnología. Al incorporar métodos que ya han sido testados por otros negocios, tu empresa podrá aumentar la capacidad de producción y obtener mejores resultados.

Evaluación de tu nivel de competitividad

Al comparar tus estrategias, procesos y resultados con los de tu competencia directa u otros referentes del sector, obtienes una perspectiva mejorada y objetiva acerca de tu posición en el mercado

Un benchmarking que es efectivo es aquel que te permite hallar tanto las fortalezas como las debilidades de tu empresa.

Además, ganarás una visión más amplia de las expectativas y demandas de los clientes, que podrás usar para hacer ajustes en tu oferta de productos o servicios. Así, al adoptar las prácticas más efectivas de tu competencia y anticipar las tendencias del mercado, tu empresa estará más preparada para mantener o mejorar su posición actual.

Mejora en la toma de decisiones

Al comparar prácticas y resultados con los de otras compañías, lo más probable es que ganes una perspectiva más completa y que puedas tomar decisiones mejor informadas y más inteligentes.

A fin de cuentas, se trata de aprovechar las lecciones aprendidas a partir de la experiencia ajena. Al hacerlo, tu empresa no solo se beneficia de la sabiduría generada por fuentes externas, sino que también tiene más posibilidades de anticipar y responder a cambios en el mercado. ¡Hay que aprovechar para obtener insights valiosos!

Comprensión de las necesidades del cliente

Analizar y aprender de las prácticas de otras empresas te permite identificar y comprender cómo logran satisfacer las expectativas y las demandas de sus clientes.

La comparación de procesos de interacción con el consumidor es una faceta que no puedes descuidar. ¿Cuáles son los puntos fuertes de tu competencia?, ¿y cuáles son las posibles brechas que identificas en tu propia empresa?

Pasos para llevar a cabo un proceso de benchmarking

Pasos para un proceso de benchmarking

¿Te has decidido y quieres ponerte manos a la obra? Vamos a ver rápidamente el plan de acción que debes seguir para hacerte con toda la información que necesitas para mejorar tu empresa.

1. Definición de objetivos: ¿Qué vas a comparar?

El primer paso consiste en definir claramente cuáles van a ser los objetivos del benchmarking. ¿Qué áreas específicas serán objeto de la evaluación? ¿Vas a comparte con tus rivales directos, con otros departamentos de tu propia empresa o con compañías de otros sectores?

Tus objetivos deben estar alineados con la estrategia general de la empresa y ser claramente comprensibles para todos los involucrados. Establecer metas y criterios de medición claros es vital para llevar a cabo un proceso de benchmarking efectivo.

2. Selección de competidores

Una vez tengas los objetivos establecidos, el siguiente paso es seleccionar competidores para la comparación. La elección de competidores relevantes es esencial para obtener datos significativos y aplicables que después puedas llevarte a tu plan de acción.

Recuerda que los competidores pueden ser distintos departamentos de tu misma empresa (benchmarking interno).

3. Recopilación de datos

Recolecta los datos que correspondan: pueden incluir métricas de rendimiento, prácticas operativas, estrategias de marketing, etc. Para conseguir estos datos puedes utilizar encuestas, análisis de informes financieros, visitas in situ, análisis del sitio web…

En cuanto al formato, puedes utilizar lo que mejor te venga para el tipo de análisis que estás haciendo: una hoja de cálculo, una presentación con diapositivas, un documento de texto (también puede ser colaborativo, para que tu equipo pueda ayudarte) o una base de datos.

Como ves, hay un montón de posibilidades

Lo importante es que obtengas una visión lo más detallada posible de cómo se desempeña tu empresa en comparación con los competidores seleccionados.

4. Implementación de mejoras y nuevas estrategias

Con los datos en mano, ahora ya puedes analizar las brechas identificadas y desarrollar estrategias de mejora. Pueden pasar por adoptar las técnicas destacadas observadas durante el benchmarking, implementar cambios en los procesos internos o crear nuevas estrategias. Se trata de convertir la información recopilada en acciones concretas que te den un empujón hacia delante.

5. Monitorización de resultados

Después de implementar mejoras y nuevas estrategias, es vital tener controlados los resultados obtenidos. De este modo, podrás realizar los ajustes que resulten necesarios para que la empresa no baje el rendimiento y continúe avanzando. Este ciclo de progreso constante es esencial para conseguir un éxito a largo plazo.

Ejemplos de uso del benchmarking

¿Te apetece ver ejemplos concretos de todo esto que te estoy contando, pero aplicado por empresas conocidas? Son muchas las que han utilizado el benchmarking para mejorar y mantenerse a la vanguardia de sus respectivos sectores.

Aquí he elegido solamente unos ejemplos, pero creo que son significativos. Vamos a verlos sin más rodeos para demostrarte que el análisis comparativo es una herramienta clave para muchas compañías de hoy en día.

1. Coca-Cola y Pepsi – Benchmarking competitivo

Comparativa Coca-Cola vs Pepsi en benchmarking

Si me pongo a pensar en dos empresas gigantes que estén siempre una pendiente de la otra, las primeras que me vienen la cabeza son, sin duda, Coca-Cola y Pepsi.

Estas dos empresas han participado en un constante proceso de benchmarking mutuo, comparando estrategias de marketing, nuevos productos y procesos logísticos para mantenerse a la vanguardia.

Por ejemplo, cuando una de las dos lanza una nueva línea o implementa una campaña publicitaria que se sale del nivel de éxito habitual, la otra tiende a estudiar estas estrategias para ajustar sus propias tácticas.

2. Toyota – Benchmarking interno

Análisis de benchmarking interno en Toyota

Toyota es conocida por utilizar este tipo de estudio para mejorar continuamente sus procesos de producción y de calidad. La empresa japonesa ha implementado la metodología lean en todas las fases de su proceso de fabricación, animando a los empleados a compartir y sugerir mejoras.

Este enfoque ha permitido a Toyota optimizar la cadena de fabricación sin dejar de lado sus altos estándares de calidad.

3. Amazon – Benchmarking funcional

Ejemplo de benchmarking funcional en Amazon

Amazon ha utilizado este tipo de benchmarking para mejorar su cadena de suministro y su logística. En lugar de limitarse a fijarse en la industria minorista, Amazon ha observado y adoptado las estrategias de empresas de transporte con años de experiencia.

La implementación de sistemas de seguimiento de paquetes y la optimización de rutas de entrega son ejemplos de cómo Amazon ha mejorado funcionalidades específicas de su operativa a través de este enfoque.

4. Starbucks – Benchmarking funcional

Benchmarking funcional Starbucks

Hace años, cuando Starbucks estaba notando los efectos de la crisis y de la competencia de cadenas como McDonald’s, decidió cambiar su enfoque y utilizar el benchmarking tomando como referencia el modelo de producción de Toyota. ¿Su objetivo? Mejorar la eficiencia en la preparación de los cafés.

La iniciativa se centró en reducir el tiempo que los empleados dedicaban a actividades no productivas, como caminar, agacharse o recoger ingredientes, que representaban una buena parte del tiempo total empleado en hacer café.

Inspirándose en el benchmarking del modelo de Toyota, decidieron reorganizar la disposición de algunos de los ingredientes. Entre otras medidas, acercaron la leche al área de preparación y dejaron la nata, el chocolate y el caramelo en el punto de entrega al cliente.

¿El resultado? Este simple ajuste obtuvo una reducción de 8 segundos en un proceso para el que, originalmente, se tardaban 45.

5. McDonald’s – Benchmarking competitivo

McDonalds - Benchmarking competitivo

El caso de McDonald’s y Burger King respecto al llenado gratis de bebidas es un ejemplo interesante de benchmarking competitivo entre dos de las cadenas de comida rápida más grandes del mundo.

Te cuento.

Burger King fue el primero en emplear la práctica de permitir a los clientes llenar sus bebidas gratis. Esta política de refrescos ilimitados se convirtió en un punto de atracción para los clientes, que podían disfrutar de más por su dinero, especialmente en un contexto de comida rápida donde la competencia es feroz y los consumidores valoran tanto el precio como la comodidad.

McDonald’s, al ver el éxito de esta estrategia de Burger King, decidió copiarles la política y permitir el llenado de bebidas gratis en sus locales.

Esta decisión ilustra el núcleo del benchmarking competitivo: adaptar estrategias de los competidores directos para mejorar la propia oferta y mantener la posición en el mercado.

En conclusión, hay que aprender de los mejores

En resumen, no es que el benchmarking esté de moda, sino que es una herramienta práctica y efectiva para mejorar el rendimiento y la competitividad de una empresa.

Al fin y al cabo, el estudio inteligente de la competencia, la optimización constante y la adopción de las mejores prácticas funcionales pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio.

Hoy en día, ser capaz de adaptarse resulta clave. En este sentido, el benchmarking es una técnica que no solo nos da una visión clara de nuestra posición en el mercado, sino también la capacidad de superarnos constantemente.

Andrea Barreiro
Andrea Barreiro

Técnico de marketing online en el sector del hosting desde 2012. Invierte el tiempo en leer mucho, subir montes e intentar que Bowie no se coma el sofá.

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