Amelia para WordPress: Plugin de reservas, citas y eventos potente y ligero

Amelia es un plugin para gestionar reservas, citas y eventos que ha ido creciendo y ganando años de experiencia. Aunque inicialmente era más limitado, los desarrolladores han trabajado duro para soportar todas las funcionalidades que le faltaban.

[elementor-template id="80835"]

Entendiendo a Amelia

Es uno de esos productos que me ha gustado mucho cómo ha ido mejorando. Además, tiene las funciones de varios plugins en uno. Sobre todo, han atendido de manera continuada a las solicitudes de características hechas por la comunidad.

Qué es un servicio y qué es un evento en Amelia

Amelia parte de la premisa de que hay una demanda de empresas que tienen distintos servicios y que tienen que gestionarlos a través de un sistema de reservas o booking. Para ello, ofrece una propuesta de creación de servicios con un nivel muy granular y con la capacidad de segmentarlos por categorías, o incluso agruparlos, para poder ofrecer paquetes más competitivos. Por otro lado, Amelia tiene una gestión de reuniones muy completa. Funcionan al estilo de Meetup, Eventbrite o Events Calendar (para que te hagas una idea). Es un poco confuso diferenciar entre servicios, eventos y citas. Sin embargo, gracias a las demos de Amelia instaladas, podrás entender mejor cuál es la magia de esta herramienta. Además del front end, aprovecha y revisa también el back end para entender cómo se configura y usa desde la parte de atrás.

Ejemplos de uso de Amelia WordPress

Desde salones de belleza a sitios web de membresía, puedes hacer casi de todo. Te dejo una lista de ejemplos para que puedas ver con más claridad cómo el plugin de reservas Amelia puede ayudarte mucho a mejorar tu negocio.

• Salones de peluquería, spas y belleza: Elige tu profesional y tratamiento favorito, reserva un turno o compra un paquete de belleza con tres tratamientos distintos.
• Psicólogos y abogados: Elige entre distintos profesionales, despachos y especialidades, pide tu cita.
• Negocio para turismo: Alquiler de motos, bicis, kayaks, etc.
• Consultorios, médicos, clínicas y centros de rehabilitación: Gestiona todas las especialidades, médicos y centros médicos disponibles.
• Gimnasios y entrenadores personales: Pide cita con tu entrenador personal en tu gimnasio más cercano.
• Talleres: Pide cita en el taller más cercano y selecciona el servicio que necesitas: mantenimiento, cambio de neumáticos, etc.

Funcionalidades del plugin Amelia

La función de mensajes SMS es muy importante para reducir mucho la falta de asistencia a las citas. El porcentaje de apertura de un SMS es muy superior al de los emails. Mantén contacto instantáneo con tus clientes y empleados. Amelia también permite programar citas recurrentes sin tener que crearlas individualmente. Se puede ajustar la repetición diaria, semanal, mensual o incluso anual. También resulta ideal para un sitio web de membresía. También dispones de horarios personalizados de servicios. Esto aumenta la flexibilidad de la herramienta para programar distintos servicios o distintos profesionales para adecuarse a las disponibilidades de cada uno y a los descansos pactados. Además, puedes programar días especiales individuales, más allá de los días recurrentes. Asegúrate de que tus clientes se convierten en habituales, permitiéndoles programar citas recurrentes. Es fundamental para tu negocio.

Configuraciones globales

Controla el rendimiento de tus citas, reservas, conversiones y facturación gráficamente en el panel de control.

Configura el horario laboral global, los descansos y los días libres de la empresa. Pon horario laboral estándar, días no laborables y festivos. Los empleados tendrán este horario por defecto, que podrás ajustar individualmente más tarde. Configura los ajustes de moneda, formato de fecha y hora y formato numérico adecuados para tu país. Las divisas y los formatos son totalmente personalizables.

Pagos y temas legales en Amelia

Puedes ver el estado de todos los pagos y comprobar si están finalizados o pendientes, la pasarela de pago usado (en el sitio, PayPal, Stripe), importe total, descuentos y más detalles. También puedes generar cupones de descuento para fidelizar a la gente. Puedes crear cupones para todos los servicios, para algunos concretos, con límites e importes fijos o porcentuales. Super flexible. Otra opción interesantes es que se puede dividir el pago en reserva y pago posterior. Se puede pagar la reserva online, y el resto, en el centro. Cumple con la RGPD europea. Fundamental para la parte legal de tu sitio. El plugin de Amelia no almacena datos de clientes en cumplimiento con el RGPD. En el Panel de Cliente se puede acceder, gestionar y eliminar los datos personales a voluntad.

Gestionar a los clientes y pacientes

Puedes crear cuentas de cliente desde el front end para que luego puedan ser usados por ellos. También gestionar la base de datos de tus clientes en una cómoda vista de cuadrícula/lista filtrable. Ordena por orden alfabético o por última visita. Si ya tienes una base de datos de clientes, utiliza la opción Importar datos de clientes para añadir fácilmente todos los datos mediante un archivo CSV. Además, cada cliente tiene un panel propio para gestionar sus reservas y perfil desde el sitio web. Todo sin tener que iniciar sesión.

Gestionar a empleados y colaboradores

Gestionar empleados y colaboradores es muy sencillo a través de WordPress gracias a la visualización de cargas de trabajo y de rendimientos individualizados. También permite configurar horarios de trabajo y libranzas. En Amelia dispones de hasta cuatro roles y permisos de usuario: administrador, gerente, empleado y cliente. Cada rol tiene su descripción de permisos y se puede ajustar a través del sistema nativo de usuarios de WordPress. Los profesionales, sean empleados o autónomos, también pueden acceder a sus reservas y gestionar horarios y días libres o incluso días especiales a través del panel de profesionales. También pueden gestionar sus precios.

Opciones de los servicios

Tienes soporte para múltiples servicios y categorías. No importa cuántos servicios diferentes, puedes añadirlos todos a Amelia y configurar la duración individual, el precio y otros parámetros. Dispones de duración de servicio personalizada. Crea múltiples duraciones para un mismo servicio y establece precios para cada una de ellas. Al reservar citas, los clientes pueden elegir entre duraciones predefinidas y ver los precios y las franjas horarias disponibles. Configura el tiempo de espera antes y después de cada servicio para que los empleados puedan limpiar o preparar la sala o, simplemente, descansar entre citas. Añade opciones extra en los servicios: Puedes configurar en cada servicio opciones adicionales con costos extra. Muy bueno para incrementar el valor del ticket por cliente y ofrecer un servicio más exclusivo.

Opciones de diseño

Amelia permite un alto grado de personalización también a nivel visual. Vamos a repasarlo un poco.

• Elige los colores y las fuentes de los elementos del sitio web para que las reservas se adapten al tema y al estilo de tu producto o marca.
• Muestra galerías fotográficas personalizadas de los servicios. Un carrusel de fotos individualizado para cada servicio.
• Crea fácilmente vistas de catálogo de servicios personalizadas y muy elegantes con unos pocos clics.

Gestión de reservas, o booking, con el plugin de Amelia

Vamos a ver algunas funciones destacadas para gestionar las reservas de tu negocio. Puedes gestionar citas desde el escritorio del sitio web. Amelia te permite hacer reservas también desde el escritorio para ampliar las opciones de los clientes por teléfono o en las mismas instalaciones. Gestiona tu flujo de trabajo de Amelia a través de las distintas vistas de calendario y listas con vistas mensuales, semanales, diarias, de línea de tiempo o incluso a través de listas de citas. Amelia acepta reservas en grupo como, por ejemplo, excursiones. Acepta cantidades mínimas y máximas para estos grupos. Cuenta con una cómoda interfaz de búsqueda para reservas similar a la de búsqueda para buscar un servicio, un empleado y una hora adecuados seleccionando uno o varios criterios de filtro. Si tienes varias tiendas o clínicas, puedes gestionar distintas ubicaciones con Amelia, almacenando los distintos datos de contacto, dirección o incluso geolocalización. También puedes configurar un tiempo mínimo antes de la reserva y antes de la cancelación. Esto te da total flexibilidad para cada tipo de negocio.

Personalización de formularios para mejorar la experiencia de usuario

Puedes crear formularios individuales de reserva de personal o servicios. Cada formulario publicado en el sitio web puede personalizarse independientemente. También puedes ofrecer un asistente de reservas paso a paso para los formularios largos o complejos. La opción de programar las citas y reservas paso a paso simplifica el proceso al usuario final. Puedes añadir campos personalizados con checkbox o de texto para completar la información necesaria para la cita o reserva.

Eventos en Amelia

Esta funcionalidad esta bastante demandada en WordPress. Es una función independiente de las citas. Un sitio web puede usar ambas opciones, como en el caso de un centro que da servicios de masaje o yoga y al mismo tiempo da cursos, seminarios y difusión sobre los mismos en presencial u online. De esta segunda parte también se ocupa el plugin de Amelia.

Creación de actividades de cualquier clase

Puedes configurar reuniones, conferencias, clases recurrentes o puntuales. Todo con una interface sencilla y completa, totalmente controlable desde el escritorio del sitio web. Es una pasada la cantidad de opciones que tienes.

Vista del calendario

Integra en tu web, a través de un shortcode, los calendarios. Estos se verán en una ventana emergente, con todos los detalles e imagen, al hacer clic en el mismo. También podrás reservar desde ahí.

Gestión de notificaciones avanzada

Gran parte del éxito del negocio consiste en recordar tantas veces como sea necesario las citas, reuniones, cambios, cancelaciones o cualquier otra información de interés. Estos mensajes transaccionales son fundamentales para llevar a buen puerto una cita o un evento y coordinar clientela, empleados, profesionales y centros.

Tienes notificaciones por email, SMS o incluso WhatsApp (tanto para usuarios como para empleados con distintos status) que puedes usar cuando se crea una cita, si está pendiente, si se cancela o rechaza, para hacer un seguimiento, mandar una felicitación de cumpleaños, etc.

Para garantizarte que los mensajes llegan bien, puedes elegir la puerta de enlace por correo electrónico que más te convenga en tu sitio web (SMTP, sendmail PHP estándar, Mailgun API y WP Mail).

Integraciones de Amelia

Tiene soporte para los sistemas de pago Paypal, Stripe y Mollie; los sistemas de pago más populares del mundo, llave en mano, listos para configurar y funcionar. Puedes integrar con Zoom y Google Meet. Puedes disponer de citas online y que se envíe automáticamente el enlace para la reunión online. Ojo, que esto también reduce las ausencias a las citas. Amelia conecta con otras aplicaciones a través de web hooks y envía datos tras cada acción de reserva, cancelación o reprogramación. Es perfecto para crear archivos separados, automatizar tareas y reducir carga de trabajo. Sincroniza con Google Calendar y Outlook: Así puedes hacer el seguimiento de las citas desde el calendario de cada persona, ya use los servicios de Microsoft o de Google.

Integración de Amelia con WooCommerce

Integrar Amelia con WooCommerce te permite usar la potencia la gestión, pago e impuestos (además de la emisión de facturas) de manera superpráctica. Es ideal si tu negocio, además de gestionar citas, tiene una tienda con productos físicos como repuestos, regalos o similares, para poder integrar ambas plataformas en un mismo sitio web.

Precios y diferencias entre las versiones de Amelia gratuita y de pago

Hay una versión de Amelia gratuita. Antes de comprar descárgala, estúdiala, entiende cómo funciona y, si te gusta o incluso te alcanza, pues ya está. Si necesitas más, te cuento las opciones de pago. Hay varias cosas que tener en cuenta: número de licencias, opciones avanzadas, pago anual recurrente o pago lifetime.

Planes de pago de Amelia

Tenemos tres categorías. Está el plan Básico, pensado para un solo sitio web y con algunas ausencias. El Pro amplía funciones y puedes comprar entre 1 y 3 licencias. También tienes la posibilidad de comprar entre 20 y 1000 licencias con el Developer, pensado para agencias. Otro tema que debes considerar es si quieres hacer un pago recurrente cada año o comprar una licencia lifetime de Amelia para siempre.

Funciones adicionales de los planes Pro y Developer

Los paquetes de Servicios sirven para animar a tus clientes a comprar más, ofreciendo paquetes de citas. Puedes establecer el precio de todo el paquete para que tus clientes puedan tener un descuento al comprar el paquete de servicios. La integración de Amelia con WhatsApp te permite enviar notificaciones sobre próximas citas a través de WhatsApp sin tener que añadir otro plugin. Esto te ayudará a retener a tu clientela y a reducir en gran medida las ausencias. Con la función Recursos de reserva de Amelia puedes compartir salas, equipos, coches o cualquier otro recurso entre los empleados, para que estos se gestionen eficientemente. Con la opción de gestión de devoluciones puedes gestionar fácilmente las devoluciones que se generan en el día a día.

Resumen y conclusiones sobre Amelia

Amelia se ha convertido, a lo largo del tiempo, en un gran plugin de reserva de citas y reuniones. Gracias a la cantidad de funciones que ofrece nos puede ahorrar bastantes complementos adicionales, cosa que agradecerás como administrador. Tiene un diseño de la herramienta centrado en el usuario, ya sean clientes, pacientes, empleados o colaboradores. Además, Amelia es uno de los plugins de reservas más fáciles de usar. Es intuitivo y no necesita código o demasiada experiencia. Se puede instalar y activar en un pispás. Casi todas las acciones, tanto en el escritorio como en la misma web, son intuitivas y no requieren más que unos pocos ajustes. Incluso, si necesitas además vender, puedes integrar con WooCommerce. En fin, una pasada. Espero que te haya gustado este artículo y, como siempre, puedes dejarme tus preguntas y comentarios abajo en los comentarios. Nos vemos en el próximo post :-)