Cómo crear una respuesta automática en Mozilla Thunderbird

Estoy convencido de que todos los días recibes correos electrónicos, seguro que muchos, e incluso me atrevería a decir que en más de una cuenta. Y la verdad es que los emails se han convertido en una herramienta indispensable en nuestro día a día, sobre todo en la parte laboral. Sí, aunque a veces recibamos demasiado spam.

Diría que hasta ahí estamos todos de acuerdo, pero, ¿qué ocurre cuando queremos "desconectar"? No podemos apagar nuestro mail como si de un dispositivo móvil cualquiera se tratase. ¿Cómo avisamos a toda esa gente que nos escribe de que no estamos disponibles? Si por algún motivo no quieres o no puedes atender tu bandeja de entrada, en este post te voy a explicar cómo puedes configurar respuestas automáticas en Thunderbird y que puedas despreocuparte.

Importante: Si tu ordenador está apagado, Thunderbird no se ejecuta por lo que no enviará las respuestas automáticas. Asegúrate de mantenerlo encendido.

¡Vamos allá!

¿Qué es una respuesta automática en Thunderbird y para qué sirve?

Es posible que todavía no conozcas Thunderbird, pero te puedo asegurar que es un cliente de correo electrónico muy popular por su flexibilidad y seguridad. Podrás usar cualquier correo y es súper fácil de usar. Te recomiendo  descargar la aplicación totalmente gratis en la página de Thunderbird y probarlo para crear así una respuesta automática.

Pero el kit de la cuestión es: ¿qué es exactamente una respuesta automática y para qué se usa? La realidad es que no siempre es necesaria la intervención activa de una persona para enviar cada email. Hoy en día, cualquier servicio de correo electrónico ofrece la posibilidad de que tú mismo, tras una breve configuración, puedas enviar emails sin necesidad de hacer nada y además decidiendo contenido, asunto, horario y muchas otras cosas más.

Ventajas de configurar respuestas automáticas

Obviamente, configurar respuestas automáticas prácticamente son todo ventajas, tanto para ti como para los destinatarios.

• Ahorro de tiempo: en lugar de escribir el mismo mensaje una y otra vez, solo es necesario que lo hagas una vez y se reutilizará para todos los destinatarios que decidas.


• Personalizable: como veremos más adelante, podrás definir todo tipo de condiciones y reglas para definir cómo y a quién se le envían respuestas automáticas.


• Buena comunicación: es muy incómodo que no te respondan y recibir una notificación de respuesta, aunque sea automática, siempre se agradece y mejora mucho la comunicación.

Casos en los que es útil activar una respuesta automática en Thunderbird

Estas son algunas ocasiones en las que usar una respuesta automática puede ser muy útil, aunque puede haber muchas más, por supuesto

Respuesta automática para vacaciones

Este seguramente sea el motivo más utilizado por la mayoría de las personas. Cuando van a programar un periodo de descanso, suelen programar una o varias respuestas automáticas para que todos sus clientes, proveedores, compañeros, etc., estén informados y lo tengan presente en las actividades del día a día.

Un ejemplo de respuesta automática para las vacaciones sería:

"ASUNTO: Estoy fuera de la oficina

¡Hola!

Muchas gracias por tu correo. Por desgracia estoy fuera de la oficina hasta el próximo (fecha de regreso) y no podré responderte hasta entonces. Si se trata de algo urgente, puedes contactar directamente con (persona de contacto alternativa. Disculpa las molestias.

Saludos

(Firma)"

Respuesta automática para atención al cliente fuera de horario

No es imprescindible que alguien esté fuera más de un día para programar una respuesta automática. Puede ser suficiente con programarlo para ciertos horarios concretos. Muy práctico cuando tienes que responder a clientes y ya no estás en horario laboral.

En estos casos es muy recomendable llevar a cabo ciertas prácticas para ofrecer la mejor experiencia de usuario. Menciona los tiempos estimados de respuesta, ofrece alternativas de contacto y trata de ser lo más cercano posible personalizando el mensaje.

Por ejemplo:

"¡Hola!

Muchas gracias por tu mensaje. Tan pronto como regresemos a nuestro horario laboral (hora) trataremos de darte una respuesta. Si lo deseas, mientras tanto, puedes consultar información extra en nuestro centro de ayuda (enlace).

Gracias por tu confianza

El equipo de (nombre de la empresa)"

Respuesta automática para retrasos en la respuesta

Es posible que tengas una gran carga de trabajo o quizá muchos correos pendientes de leer. Las respuestas automáticas también se pueden usar para avisar a los usuarios que tardarás algo más de lo normal en contestarles.

Ejemplo:

"¡Hola!

Muchas gracias por tu mensaje. Actualmente, estamos recibiendo una gran cantidad de mensajes y es posible que haya retrasos en la respuesta. Disculpa las molestias.

El equipo de (nombre de la empresa)"

Todas las respuestas automáticas se pueden redactar en dos o más idiomas si es necesario. Es muy eficaz si sueles estar en contacto con clientes globales. Recuerda usar en primer lugar el idioma más habitual y usar encabezados para ayudar a diferenciar cada lengua.

Cómo configurar una respuesta automática en Thunderbird paso a paso

Ahora que ya hemos visto algunos casos de uso con ejemplos, es momento de pasar a la práctica. Ten en cuenta que Thunderbird, a diferencia de otros clientes de correos, tiene una configuración especial para las respuestas automáticas y bastante diferenciada del resto. Veamos el proceso paso a paso y recuerda tener la aplicación instalada en tu dispositivo con la sesión iniciada.

Paso 1: Redactar el mensaje de respuesta

En primer lugar, debemos escribir una respuesta automática como si de un mail más se tratase. Ten en cuenta cuál es tu caso particular para ello y, si lo necesitas, puedes ayudarte de los ejemplos de los casos prácticos que acabamos de ver.

Abrimos la aplicación de Thunderbird en nuestro equipo y seleccionamos la opción "Nuevo mensaje"



Debemos escribir un asunto y el contenido del mensaje manteniendo el campo de "Para" vacío. Tómate tu tiempo y piensa en todas las posibilidades que pueden darse de tal forma que tu copy sea efectivo. Puedes darle el formato que quieras, añadiendo incluso emoticonos e imágenes.

Paso 2: Guardar el mensaje como plantilla

Una vez hayas terminado la redacción del texto, basta con hacer clic sobre "Guardar > Plantilla". De esta manera podremos reutilizarla más adelante como respuesta automática en Thunderbird.



Se guardará en la carpeta de "Plantillas". Cada una puede usarse para un caso particular.

Paso 3: Configurar un filtro para activar la respuesta automática

Ahora que ya tenemos guardada nuestra plantilla, es momento de configurar un filtro. Los filtros, en este caso, se encargan de definir qué reglas y causas se deben cumplir para que ese correo de respuesta automática se envíe.

Nos dirigimos a la esquina superior derecha de la aplicación de Thunderbird donde está ubicado un menú desplegable de tres líneas. Hacemos clic y seleccionamos "Herramientas"



A continuación seleccionamos "Filtro de mensajes"



Se abrirá una nueva ventana en la que debemos marcar desde qué cuenta se responderán los correos, esto solo si hay más de una cuenta asociada. Para crear el nuevo filtro, hacemos clic en "Nuevo > Nuevo ..."



Crear un filtro para respuesta automática en Thunderbird es bastante sencillo. Hay tres configuraciones que hay que tener en cuenta.

• Por un lado, "Aplicar filtro cuando..." define en qué casos se debe a ejecutar. En nuestro caso he marcado "Al recuperar el correo nuevo, filtrar antes de identificar el correo basura". Esta selección filtra todos los correos nuevos y los filtra para obviar aquellos que se consideran spam.


• "Incluir todos los mensajes": esta opción no excluye ningún email, pero si lo necesitas puedes aplicar reglas por asunto, contenido y más.


• "Realizar estas acciones": aquí solo hay una opción posible: "Responde con plantilla" y escogemos el nombre de la plantilla creada previamente en el paso 1 donde dice "Elegir carpeta...".

Paso 4: Probar y activar la respuesta automática en Thunderbird

Si has llegado hasta aquí, significa que has logrado configurar la respuesta automática en Thunderbird. Igualmente, mi recomendación es que lo pruebes antes para evitar sorpresas desagradables en un futuro.

Para ello necesitas acceso a otra cuenta de correo electrónico desde la cual poder enviar un email a la cuenta de Thunderbird. Si has realizado todo el proceso con éxito, tendrías que recibir en cuestión de segundos tu respuesta automática. Simple, ¿no?

¿Cómo modificar o desactivar la respuesta automática en Thunderbird?

Claramente, no ha acabado todo. Tan importante es activar la respuesta automática en Thunderbird como poder desactivarla o editarla. Si no acabarías respondiendo a todos de forma automática por siempre, como si de unas vacaciones permanentes se tratase, que, aunque suena bien, lo siento, no es el objetivo de este post.

Para editar o desactivar una respuesta automática en Thunderbird hay que hacer clic de nuevo en el botón de menú de la esquina superior derecha y seguir la ruta "Herramientas > Filtros de mensaje". En la ventana emergente aparecen los filtros activos y solo tendremos que seleccionar el deseado y marcar "Editar/Eliminar..."

Solución a problemas comunes al configurar respuestas automáticas

Si, a pesar de seguir paso a paso esta guía, no consigues recibir una respuesta automática, es posible que haya alguna configuración previa de Thunderbird que te esté afectando. Tratemos de diagnosticar y dar solución al problema más habitual.

La respuesta automática no se envía: posibles causas y soluciones

Para asegurarte que el problema no está en el correo entrante, sino en el correo saliente, es decir, en Thunderbird, tienes que comprobar la bandeja de salida y la carpeta "Enviados".  Nos darán una pista de si se ha enviado correctamente la respuesta automática.

Si se ha enviado bien, hay que verificar qué ocurre con el destinatario. Si, en cambio, aparece en bandeja de salida, puede haber un problema con las plantillas. Como decíamos, es el problema más habitual. Basta con acceder a "Icono de menú > ‘Configuración de la cuenta > Copias y carpetas’ para la cuenta > Borradores y plantillas" y revisar los ajustes como constan en el foro de soporte de Thunderbird.

¿Se puede programar una respuesta automática solo en ciertos días?

La respuesta es sí, ya lo comentamos anteriormente. Cuando estemos editando un filtro de mensaje, podemos marcar reglas de fecha por "anterior", "posterior", "igual a", "diferente a" y combinarlas entre ellas.

Alternativas a las respuestas automáticas en Thunderbird

Si Thunderbird no te convence o se te está complicando un poco la configuración, hay alternativas para configurar respuestas automáticas. Herramientas como Gmail, Outlook o Plesk traen esta característica por defecto y es muy simple de ajustar.

¿Vale la pena configurar respuestas automáticas en Thunderbird?

Si normalmente utilizas Thunderbird, creo que la respuesta a esta pregunta es un sí rotundo; tú mismo me darás la razón. Es muy potente y seguro para los correos electrónicos y, además de código abierto, lo que le augura un gran futuro. Aunque personalmente no es mi predilección, sí creo que es una buena opción para el día a día. Te invito a experimentar con él, comparar y descubrir las limitaciones que tiene para ti, si es que las tiene claro. Por supuesto, si necesitas más información extra, no dudes en visitar nuestro post sobre Thunderbird. Y como siempre, nos vemos en los comentarios.