Roundcube Webmail: guía completa para gestionar tu correo online

Cada vez más, trabajamos en oficinas u online, por lo que gestionar el correo electrónico nos hace falta para ganar calidad de vida. En ese sentido, herramientas como Roundcube Webmail son de lo mejorcito. Porque al ser tan prácticas, nos permiten tener una bandeja de entrada como pocas.

Roundcube va un paso más allá de ser un cliente de correo cualquiera, pues combina simplicidad con mucha, mucha funcionalidad.

Ya sabes que en Raiola Networks nos centramos en temas de hosting con su correo, claro. Por eso, queremos contarte todo lo que Roundcube Webmail puede hacer por ti en esta guía completa.

¿Qué es Roundcube Webmail y por qué deberías usarlo?

Seguro que tienes un correo electrónico. Pero… ¿Realmente te aporta ese plus de calidad que todos queremos? Si estás pensando en cambiar de proveedor de mail por uno que valga la pena, tu búsqueda acaba aquí.

Porque Roundcube es una herramienta de correo electrónico basada en navegador que te da varias opciones tipo leer emails, pero también organizarlos e incluso enviarlos, claro, de una forma única.

Hasta ahí todo normal, o casi. Porque lo que diferencia a este gestor de emails de otros es que Roundcube te ofrece una interfaz más limpia. Y esto es ideal para quienes no necesitan opciones más avanzadas, sino que van al grano.

Además de ser fácil, Roundcube es personalizable según las necesidades de cada usuario. Y esto es algo que no todos los servicios de correo ofrecen, así que se agradece.

La seguridad también es muy importante

Por eso, esta plataforma no se queda atrás en este aspecto. Ya que ofrece un sistema de cifrado para proteger tus correos. Y como debería ser siempre, es compatible con protocolos de seguridad más avanzados (tal como el SSL y TLS). Lo que te va a garantizar que tus datos estén a buen recaudo.

Además, al ser Roundcube una solución de código abierto, su comunidad constantemente no para de mejorarlo cada día.

¿Cómo acceder a Roundcube Webmail y empezar a gestionar tu correo?

¿Quieres usar Roundcube para organizar tu bandeja de entrada? En caso de que sea así, lo siguiente en esta guía es enseñarte a acceder a la plataforma para que empieces a disfrutar de sus funciones.

Acceder desde cPanel

Una forma muy sencilla de acceder a Roundcube es mediante el cPanel. Que no es más que el panel de control que muchos servicios de hosting ya traen integrados para la gestión de la cuenta.

Si tu hosting cuenta con cPanel (como debería ser), sigue estas instrucciones:

1. Ve al panel de control de tu proveedor de hosting. Para ello, lo normal es que puedas hacerlo mediante: “com/cpanel“ en tu navegador. Luego, vas a poner tus credenciales para acceder.


2. Una vez que entras, fíjate en la opción "Cuentas de Correo Electrónico" o algo similar, donde vas a poder gestionar las direcciones de email.


3. Después, tienes que localizar la cuenta de correo electrónico que quieres usar y haz clic en la opción "Revisar Correo".


4. Aquí vas a poder ver las opciones de web disponibles, y vas a hacer clic en “Abrir”, que lo verás al lado de Roundcube. Después te van a dirigir automáticamente a tu bandeja de entrada.

Como algo positivo, este paso solo lo harás una vez porque tus credenciales se guardan, lo cual te va a ahorrar tiempo.

Acceder desde un navegador

Lo tuyo no es usar el cPanel, porque o no lo entiendes muy bien, o no te gusta. Perfecto, porque puedes entrar a Roundcube Webmail desde cualquier navegador web. Pero para ello, sigue estos pasos:

1. Lo principal es abrir el navegador que más te guste: Chrome, Edge, Safari… el que prefieras.


2. Luego, vas a entrar a la URL de acceso a Roundcube. Por lo general, esta URL va a ser algo así: tudominio.com. (Nota: siempre tienes que poner “correoweb” antes).


3. En la página de inicio de sesión, como te pedirá, vas a poner tu correo electrónico y la contraseña que configuraste para tu cuenta.

¡Listo! Ya estarías dentro. De esa manera, puedes usar la plataforma para leer y gestionar tus correos desde ya.

¿Qué hacer si no puedes iniciar sesión?

Ya intentaste lo que te sugerimos antes y nada… no puedes entrar en Roundcube. En el caso de que hayas agotado las opciones, no pasa nada, porque en Raiola Networks siempre hay una solución.

Por eso te dejamos una especie de “problemas más frecuentes” al entrar a Roundcube, y cómo arreglarlos.

1. Puede ser que hayas puesto la contraseña incorrecta:

Si no puedes acceder (y esto aplica a cualquier sitio, vaya) lo primero es revisar que estás usando la contraseña correcta.

Y sí, a veces puede pasar que no la recuerdas, pero la mayoría de los proveedores de hosting tenemos opciones para restablecerla.

2. Hay algún problema en tu conexión: De no poder entrar a Roundcube, asegúrate de que tu conexión a Internet esté activa, porque puede ser que no tengas o haya un fallo con tu router.

3. Te bloquearon por motivos de seguridad: Esto también puede pasar. Si intentaste entrar varias veces con la contraseña incorrecta, es posible que tu cuenta esté temporalmente bloqueada. Por eso es importante que siempre sigas el primer paso, para evitarte este problema. Igualmente, aquí solo vas a tener que esperar unos minutos y listo.


4.  Autenticación de doble factor: Cuando configuras este método de seguridad, tienes que tener acceso al dispositivo o la app donde recibes el código de verificación, porque si no es así, te puedes quedar sin acceso.

Es posible que hayas probado todo y ninguna solución funcione. Ahí, ya no te queda de otra que contactar con el soporte técnico de tu proveedor de hosting.

Configuración inicial de Roundcube Webmail

Al final pudiste entrar a Roundcube Webmail, ¡perfecto! Ahora, es importante que realices algunos ajustes para que tu experiencia sea de diez. Si bien esta plataforma es muy intuitiva de por sí, tienes que configurar tu cuenta para sacarle más partido a las funciones que te ofrece.

Si quieres hacerlo, aquí te explicamos cómo personalizar tu cuenta y añadir configuraciones extras:

Recuperar o cambiar la contraseña de Roundcube

Con tantas cuentas que tenemos a día de hoy, es normal lo de olvidar las contraseñas de vez en cuando. Esto es muy molesto, pero como es tan normal que pase, se puede arreglar de forma sencilla.

Si lo que quieres es recuperar tu contraseña, haz esto:

Actualmente, la mayoría de los proveedores de hosting te dejamos restablecerla desde el panel de control (como cPanel). Para ello, solo tienes que acceder a la sección de "gestión de contraseñas" y seguir las instrucciones para modificarla.



Para no olvidarla más, cambia tu contraseña a algo que recuerdes:

Esto lo puedes hacer directo desde Roundcube. Solo tienes que ir a la configuración de tu cuenta, buscar la opción "Contraseña" y seleccionar "Cambiar contraseña".

Algo que sí te vamos a sugerir es que pongas una contraseña fuerte. Para ello, combina letras, números y caracteres especiales (como los signos de interrogación o guiones).

Un consejo extra de seguridad que puedes seguir: si quieres que tu cuenta sea supersegura, te recomendamos habilitar la autenticación de doble factor siempre que sea posible. Y esto es porque así le das una capa adicional para evitar cualquier vulnerabilidad.

Configurar una firma personalizada

Para añadir un toque más profesional, es imprescindible que le añadas una firma a tus correos. Aquí te decimos cómo configurarla.

En el menú principal de Roundcube, ve al apartado "Preferencias" y luego selecciona "Identidades".



Después, irás a la sección de "Firma", y ahí escribe la información que quieres que aparezca al final de tus correos. Para ponerte un ejemplo, puedes usar:

Juan García

Director de Marketing

Tel: +34 123 456 789

Email: juan@empresa.com

www.empresa.com



Las primeras impresiones lo son todo, y una firma así va a asegurarte que la causes. Además, te ahorras dar explicaciones sobre tus datos, o facilitar información que no es útil.

Administrar identidades para múltiples remitentes

Puede darse el caso de que gestiones varios correos desde tu Roundcube. Por eso, configurar identidades para enviar correos desde distintas direcciones es interesante. Para hacerlo, sigue estos pasos:

Si se da que tengas varios correos desde Roundcube, puedes configurar identidades o usuarios para enviar emails desde distintas direcciones sin necesidad de cambiar de cuenta. Para hacerlo:

1. En la sección de "Preferencias" donde antes configuraste tu firma, vas a encontrar la opción de "Administrar identidades".


2. Después tienes que hacer clic en "Añadir identidad" y ahí poner la información de la nueva cuenta. Ya sabes: el nombre, la firma, entre otras cosas.


3. Por último, al redactar un nuevo correo, podrás elegir desde qué dirección quieres enviarlo utilizando el menú desplegable en el campo "De".

Esta opción es útil, sobre todo, si gestionas correos de diferentes proyectos o departamentos. ¿Por qué? Porque te deja enviar correos desde diversas cuentas sin confusión.

Además, el proceso es similar a plataformas como Gmail o Outlook, así que no debería haber pérdida.

Gestión de correos electrónicos en Roundcube Webmail

Vamos a lo que interesa aquí, que son las funciones de gestión de correo que tiene Roundcube.

Lo bueno de esta herramienta es que, además de ser sencilla, va más allá de eso. Su gran valor radica en las características extras que ofrece.

Para empezar, puedes redactar y organizar tus mensajes o filtrar el spam, pero de verdad. Con ella, tienes todo lo necesario para mantener tu bandeja de entrada limpita.

Si quieres saber cómo aprovechar al máximo tu cuenta de Roundcube Webmail, los siguientes apartados te interesan, porque tocamos funcionalidades concretas.

Redactar y enviar un correo

Para escribir un correo en Roundcube lo tienes fácil. Porque es muy similar a cómo lo harías con cualquier otra plataforma.

1. Cuando inicias sesión, estarás directamente en tu bandeja de entrada.


2. Ahí, verás un botón en la parte superior que dice “Redactar”, ese es el que buscas. Seguidamente, vas a hacer clic para que se abra una ventana que te deje escribir el mensaje.


3. Después, rellena todos los campos con la dirección de correo del destinatario, el asunto y eso que quieres decir.


4. Y si necesitas enviar algún archivo adjunto, haz clic en el icono del clip. Ahí, selecciona la imagen o el documento que quieras adjuntar.


5. Por último, revisa que todo esté perfecto y, cuando ya estés listo, haz clic en "Enviar".

Como consejo, antes de que mandes el correo, asegúrate siempre de que esté bien redactado. Y como te enseñamos a hacer tu firma, no olvides incluirla. Eso le dará un toque muy pro al mail.

Responder y reenviar mensajes

Contestar y reenviar también son esenciales para la comunicación por correo electrónico. Esta acción en Roundcube se hace de maravilla. Para contestar a un mail:

Abre el mensaje y haz clic en "Responder". Luego, Roundcube te va a abrir un nuevo correo con el contenido original, y a partir de ahí, escribe tu respuesta.



Ahora, si lo que buscas es, reenviar un correo a otro destinatario:

Lo primero es abrir el mensaje y hacer clic en "Reenviar". De esa manera, lo podrás enviar a otro con el mismo contenido intacto.

Organizar correos con carpetas personalizadas

El orden es clave, sobre todo en tu bandeja de entrada. Por eso, si quieres mantenerla organizada, te damos unos consejos específicos para Roundcube.

Para crear carpetas y mantener tu bandeja de entrada ordenada:

1. Lo primero es que ubiques el menú que está en el lateral, ahí busca la opción "Carpetas" y haz clic en "Nueva carpeta".


2. Ponle un nombre que te ayude a saber para qué es, como lo puede ser "Trabajo".


3. Y para organizar tus correos, vas a seleccionar los que quieras mover, haz clic en "Mover a" y elige la carpeta donde quieres ponerlos.

Al organizar tus correos de esta forma, podrás encontrar lo que buscas sin perder tiempo. Sobre todo, es muy útil si manejas varias cuentas de correo.

Cómo filtrar y gestionar el spam

El spam puede ser terrorífico y, además, hace imposible encontrar algo en tu bandeja de entrar. Por suerte, Roundcube también tiene herramientas para ayudarte a gestionarlo.



¿Quieres mantener tu bandeja de entrada limpia y con lo necesario?

1. Un plus es que Roundcube ya detecta muchos correos no deseados de forma automática. Por lo que, si te marca un correo como spam por error (que es raro), muévelo a la carpeta que corresponda.


2. Ahora, si lo que quieres es que Roundcube lo haga por ti, puedes crear filtros personalizados para que los correos de ciertos remitentes vayan solos a la carpeta de spam. Para ello, ve a "Filtros" en la configuración y configura lo que necesites.


3. También te puede pasar que un correo que sí quieres leer acaba en la carpeta de spam. Esta acción, la reviertes al abrir el correo y marcarlo como "No es spam".

Aunque usar filtros está muy bien, nunca abras correos de desconocidos ni hagas clic en enlaces que te parezcan raros (eso, en ningún caso).

Gestión avanzada en Roundcube Webmail

Ya tienes tu cuenta de Roundcube y sabes lo básico. Pero si lo que estás buscando son técnicas avanzadas para que esta plataforma te dé todo lo que tiene para ofrecer, seguimos adelante en esta guía de Roundcube Webmail.

Crear plantillas de respuesta

Una de las formas más efectivas de hacer tu trabajo más ágil es usar plantillas para responder automáticamente.

Esto es útil, sobre todo, si tienes que responder los mismos correos una y otra vez.

Pero, ¿cómo crearla? Pues para ello, ve a la configuración de Roundcube, selecciona "Plantillas" y empieza a personalizar tus respuestas. Por lo menos, si recibes muchas consultas sobre tus productos, te recomendamos tener una plantilla con la información clave explicando qué es, o un pequeño FAQ.



También puede ser el caso que seas un consultor y recibas constantemente correos sobre tus servicios. Aquí brilla mucho Roundcube.

Al crear una plantilla para algo así, te puedes inspirar en esta: "Hola, gracias por tu interés en mis servicios (añade aquí el nombre del cliente potencial). Si quieres, puedo enviarte una propuesta inicial si me cuentas un poco más sobre cómo puedo ayudarte. ¡Gracias!" De esta manera la cosa cambia y el proceso es más cercano.

Configurar respuestas automáticas

Las respuestas automáticas son una herramienta genial para gestionar tu correo, especialmente si estarás fuera por vacaciones, en reuniones o simplemente necesitas organizar mejor tu bandeja de entrada. Si usas Roundcube en SWPanel, configurarlas es de lo más sencillo.

Ve a la configuración de tu cuenta en SWPanel y selecciona la opción "Respuestas automáticas".



Escribe el mensaje que quieres que se envíe de forma automática cuando recibas correos. Por ejemplo:

"Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina en este momento, pero te responderé en cuanto vuelva. ¡Gracias!"

Eso sí, no abuses de las respuestas automáticas. La gente las tolera regular si las tienes todo el tiempo activas.

Redireccionar correos electrónicos desde cPanel

Para gestionar tu dominio, lo más común es hacer todo desde cPanel. Ahí es también donde se configuran las redirecciones de correo. Esto te va a permitir enviar los correos a otra dirección sin necesidad de que abras Roundcube cada vez.

Para ello, tienes que ir al cPanel (que ya sabes cómo acceder a él), busca "Redirecciones" en la sección de "Correo" y allí podrás crear las reglas para redirigir los correos a la dirección que elijas.



Por ejemplo, si tienes varias cuentas, podrías configurar que todos los correos de "soporte@tudominio.com" lleguen también a tu correo personal.

Gestión de contactos en Roundcube

Si en tu bandeja de entrada tienes los contactos desorganizados, se hace dificilillo ser productivo o tener una buena comunicación.

Por eso, te contamos algunas técnicas para ordenar tus contactos en Roundcube sin complicarte:

Añadir un contacto nuevo

Esto es un paso fundamental. Porque si en tu correo electrónico no tienes contactos, tampoco tienes a quién enviar mensajes.

Añadir un contacto en Roundcube no es difícil. Y como se parece mucho a otras plataformas, lo que tienes que hacer es ir a la sección de Contactos y hacer clic en el símbolo "+" en la columna que pone el mismo nombre. Luego, vas a rellenar los datos (que si su correo, su nombre, etc.).



Además, una opción genial que te permite Roundcube es que puedes etiquetar a tus contactos para organizarlos mejor. Por ejemplo: con etiquetas como “Clientes” o “Familia”. Así, tendrás todo ordenadito.

 

Crear y gestionar grupos de contactos

Para ahorrarte tiempo, una buena opción que te da Roundcube es crear grupos de contactos. En el caso de que tengas varios equipos, siempre tienes la opción de juntarlos en un grupo específico. Entendemos que es muy tedioso ir poniéndolos uno a uno, así que esta es una buena forma de ahorrarte tiempo.

Si lo que quieres es crear el grupo, tienes que entrar a la sección de contactos y hacer clic en "Nuevo grupo". ¿Por qué no le pones un nombre?



Un ejemplo, puede ser "Equipo de Marketing" o "Clientes VIP". Luego, selecciona los contactos que quieras añadir. De esta forma, enviar un correo a todo el equipo de un proyecto o a tus clientes VIP será mucho más rápido.

Explorar herramientas de la sección de contactos

Si mencionamos opciones más llamativas, Roundcube tiene la búsqueda avanzada. Y con esta tienes la posibilidad de encontrar un contacto rápidamente, incluso si no recuerdas muy bien qué estás buscando. Pones la idea y… voilà. Aparece por arte de magia.

Aunque eso no es todo, porque hay otros puntos interesantes en esta plataforma.

Muchos gestores de correos electrónicos no tienen la opción de importar tus contactos desde un archivo CSV. Y sin duda debería ser el estándar, porque es utilísimo si estás migrando desde otra plataforma de correo a otra.

Además, Roundcube permite integrar otras herramientas, como la sincronización con tus dispositivos móviles. Que seamos claros… ¿quién no tiene un móvil para mail a día de hoy? Esto, además, te va a asegurar que tus contactos estén actualizados en todas tus plataformas. Fundamental.

Funcionalidades adicionales de Roundcube

Roundcube no solo es un cliente de correo electrónico, porque sirve para mucho más. Al explorar sus funciones extra, vas a ver herramientas que mejoran un montón tu experiencia como usuario.

Y es que no solo te van a optimizar la gestión de correos: estas herramientas permiten que tengas una personalización total, convirtiendo a Roundcube en una opción de mail como pocas. Aquí te contamos las mejores.

Gestión del calendario

Un punto muy útil que tiene Roundcube es su calendario integrado. Ya que este te deja gestionar tus eventos, tareas y citas directamente desde tu bandeja de entrada.

Actualmente, tenemos una app para todo: el correo, la agenda, etc. Por lo que tener todo en un solo lugar te va a ahorrar un montón de tiempo (y espacio).

Una muestra de lo que puedes hacer es crear eventos o recordatorios para fechas importantes, y asociarlos a correos específicos.

Imagina que recibes un correo sobre la reunión que está por venir. Este, lo puedes marcar en el calendario y poner una notificación para que no se te pase. Y lo mejor es que puedes sincronizar el calendario de Roundcube con otros, como Google u Outlook, y todo se mantiene al día sin cambiar de plataforma.

Preferencias avanzadas y personalización

Además del calendario, Roundcube también te da opciones para personalizar todo a tu gusto para ajustarse a tu estética, tu estilo de vida y más. Aquí puedes modificar el tema visual, ajustar las notificaciones o crear filtros para organizar los correos. Todo esto te permite tener todo más ordenado y adaptado a tu estilo. Así te sientes más cómodo en su plataforma.

Eso sí, la personalización que te ofrece Roundcube no solo es para la apariencia. Porque a su vez puedes configurar y recibir notificaciones, o poner respuestas automáticas, lo que te ayudará a ahorrar tiempo y tener todo bajo control.

Conclusiones: ¿Es Roundcube Webmail la mejor opción para ti?

Roundcube Webmail es una opción increíble si buscas algo sencillo de usar pero a tope de personalizable.

Si lo queremos comparar con otros como Gmail u Outlook, Roundcube es más ligero. Nos parece más rápido. Más a tu medida. Si buscas funciones más avanzadas o complejas, como videollamadas o así, quizá no sea tan bueno. Pero para todo lo demás… pruébalo y verás.

Recuerda que en Raiola Networks nos preocupamos mucho por ofrecerte la mejor experiencia posible. Por eso, si quieres acceso fácil al cPanel, tienes nuestra opción de hosting. Y desde ahí podrás disfrutar de este correo, ¡además de muchas otras ventajas de nuestro servicio!